Vergabeservice Berlin veröffentlicht Musterformulare für Direktaufträge

I.Was ist passiert?

Der Vergabeservice Berlin hat am 23. September 2026 neue Musterunterlagen für Direktaufträge veröffentlicht. Die Veröffentlichung steht im Zusammenhang mit der Neufassung der Ausführungsvorschriften zu § 55 der Landeshaushaltsordnung Berlin. Die Muster sollen Vergabestellen dabei unterstützen, Beschaffungsvorgänge einheitlicher vorzubereiten, zu dokumentieren und abzuschließen.

Vorgesehen sind eine Angebotsanfrage, ein Angebotsschreiben und ein Auftragsschreiben. Die Unterlagen stehen über den Vergabeservice Berlin zur Verfügung und wurden außerdem auf der elektronischen Vergabeplattform des Landes hinterlegt. Die amtliche Formularübersicht führt die im September 2026 aktualisierten Direktauftragsformulare ebenfalls aus.

Die Verwendung ist nicht verpflichtend. Öffentliche Auftraggeber können die Muster an ihren konkreten Beschaffungsvorgang anpassen. Daraus folgt zugleich, dass die Formulare keine eigenständige Rechtsgrundlage für einen Direktauftrag schaffen. Sie sind als organisatorische Arbeitshilfe angelegt und müssen in den jeweils einschlägigen rechtlichen und haushaltsrechtlichen Rahmen eingebettet werden.

Die Veröffentlichung fällt in eine Phase, in der Berlin seine Vergabestruktur neu ordnet. Der Senat hatte die erhöhten Wertgrenzen bereits am 23. Juni 2026 kommuniziert. Die Formulare setzen diese Änderungen praktisch um; sie haben die Wertgrenzen nicht selbst eingeführt und verändern auch nicht die Voraussetzungen, unter denen ein Direktauftrag zulässig ist.

Für die Berliner Vergabestellen liegt der wesentliche Nutzen deshalb weniger in einem neuen Verfahren als in einer standardisierten Vorbereitung und Aktenführung. Die Formulare können eine nachvollziehbare Darstellung des Bedarfs, der Preisermittlung und der Auswahlentscheidung erleichtern. Die rechtliche Verantwortung für die Beschaffung bleibt jedoch bei der jeweiligen Vergabestelle.

II.Rechtlicher Hintergrund und Einordnung

1.Haushaltsrechtlicher Ausgangspunkt und neue Wertgrenzen

§ 55 Abs. 1 und 2 LHO Berlin geht als haushaltsrechtlicher Ausgangspunkt von der öffentlichen Ausschreibung oder der beschränkten Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb aus. Eine Abweichung muss durch die Eigenart des Geschäfts oder besondere Umstände gerechtfertigt sein. Die neu gefasste AV zu § 55 LHO konkretisiert für den Unterschwellenbereich, unter welchen Voraussetzungen vereinfachte Beschaffungen möglich sind.

Für Liefer- und Dienstleistungen, die keine freiberuflichen Leistungen sind, erlaubt Nr. 3.3.3 AV zu § 55 LHO Direktaufträge bis einschließlich 75.000 Euro netto. Für Bauleistungen sieht Nr. 3.4.3 AV zu § 55 LHO eine Grenze von 500.000 Euro netto vor. Freiberufliche Leistungen werden gesondert behandelt; hierfür nennt Nr. 3.5.2 AV zu § 55 LHO ebenfalls eine Grenze von 75.000 Euro netto.

Die unterschiedlichen Grenzen verlangen zunächst eine zutreffende Einordnung des Beschaffungsgegenstands. Ein Auftraggeber kann nicht allein anhand des gewünschten Formulars entscheiden, welche Wertgrenze gilt. Maßgeblich sind vielmehr die Art der Leistung und die besonderen Vorgaben, die für Liefer- und Dienstleistungen, Bauleistungen oder freiberufliche Leistungen gelten.

Eine weitere Sonderregelung betrifft den Bereich Digitalisierung und Innovation der Verwaltung. Bis zum 31. Dezember 2028 kann dort ein Direktauftrag bis 180.000 Euro netto in Betracht kommen. Die Sonderregelung setzt zusätzlich eine Markterkundung und deren Dokumentation voraus. Die höhere Grenze entbindet damit nicht von einer vorgelagerten Prüfung des Marktes.

2.Wertschätzung und Aufteilungsverbot

Vor der Auswahl des Verfahrens ist der Gesamtwert des vorhersehbaren Bedarfs ohne Umsatzsteuer zu bestimmen. Wiederkehrende oder funktional zusammengehörende Leistungen dürfen nicht künstlich in mehrere Einzelaufträge zerlegt werden, um unter einer Wertgrenze zu bleiben oder ein wettbewerblicheres Verfahren zu vermeiden.

Die Wertgrenze ist daher keine isolierte Rechnungsgröße, sondern das Ergebnis einer vorgelagerten Bedarfs- und Auftragswertprüfung. In der Akte sollte erkennbar sein, welcher Bedarf zugrunde gelegt wurde, wie die Schätzung erfolgte und weshalb die gewählte Beschaffungsform für den gesamten maßgeblichen Leistungsumfang zulässig ist.

Bei längerfristig wiederkehrenden Beschaffungen kommt es deshalb nicht nur auf den Einzelabruf an. Die Vergabestelle muss den vorhersehbaren Zusammenhang der Leistungen berücksichtigen. Das gilt auch dann, wenn einzelne Bestellungen organisatorisch oder zeitlich getrennt erfolgen.

3.Preisvergleich und Auswahlentscheidung

Auch innerhalb der Direktauftragsgrenzen bleibt ein formloser Preisvergleich erforderlich. Die vereinfachte Verfahrensform beseitigt somit nicht das Gebot von Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit. Die Vergabestelle muss nachvollziehbar festhalten, welche Preisquellen oder Angebote herangezogen wurden und aus welchen Gründen das ausgewählte Unternehmen den Zuschlag beziehungsweise Auftrag erhielt.

Die Dokumentation muss nicht zwingend ein förmliches Ausschreibungsverfahren abbilden. Sie sollte aber erkennen lassen, dass die Entscheidung auf einer belastbaren Grundlage beruht. Dazu gehören insbesondere der Beschaffungsgegenstand, die Wertschätzung, die berücksichtigten Angebote oder sonstigen Preisquellen sowie die Auswahlentscheidung.

Hinzu kommt grundsätzlich die Vorgabe, beauftragte Unternehmen zu wechseln. Eine erneute Beauftragung desselben Unternehmens kann deshalb eine zusätzliche Begründung erfordern. Die Akte sollte erkennen lassen, weshalb ein Wechsel im konkreten Fall nicht erfolgte oder weshalb die erneute Beauftragung sachlich gerechtfertigt war.

4.Elektronische Vergabe und weitere Rechtsanforderungen

Für Direktaufträge ab 25.000 Euro netto besteht nach der AV zu § 55 LHO grundsätzlich eine Vorgabe zur elektronischen Auftragsvergabe. Für die landesunmittelbare Verwaltung nennt die Regelung hierfür die Berliner Vergabeplattform oder den Digitalen Marktplatz Deutschland. Der Schwellenwert betrifft damit nicht nur die Frage, ob ein Direktauftrag zulässig ist, sondern auch die Art seiner Abwicklung.

Die Formularveröffentlichung lässt außerdem weitere Beschaffungsanforderungen unberührt. Die AV zu § 55 LHO verweist ergänzend auf das BerlAVG, § 13 LGG sowie die dazu ergangenen Verordnungen und Verwaltungsvorschriften. Bei Dienstleistungen können deshalb bereits unterhalb von 75.000 Euro besondere Tariftreuepflichten nach § 9 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 BerlAVG relevant werden, wenn dessen Voraussetzungen erfüllt sind.

Bei Aufträgen ab den jeweils einschlägigen Wertgrenzen des BerlAVG können zusätzliche soziale, ökologische und gleichstellungsbezogene Anforderungen hinzukommen. Die Vereinfachung des Vergabeverfahrens führt daher nicht automatisch dazu, dass landesrechtliche Beschaffungsvorgaben entfallen.

Für Aufträge oberhalb der EU-Schwellenwerte gilt weiterhin der unionsrechtlich geprägte Regelungsrahmen mit Teil 4 GWB und den einschlägigen Vergabeverordnungen. Die Berliner Direktauftragsregeln eröffnen keinen Weg, diese Schwellenwerte oder die daraus folgenden Verfahrenspflichten zu umgehen. Ein Musterformular kann deshalb weder eine falsche Auftragswertberechnung korrigieren noch ein erforderliches förmliches Verfahren ersetzen.

III.Auswirkungen für die Praxis

1.Berliner Vergabestellen

Für die Vergabestellen liegt die wichtigste praktische Aufgabe in der richtigen Reihenfolge der Prüfung. Zunächst sind Bedarf und Leistungsumfang zu bestimmen. Danach folgt die Wertschätzung einschließlich zusammenhängender oder wiederkehrender Leistungen. Erst wenn die einschlägige Direktauftragsregel feststeht, sollte das passende Muster eingesetzt und angepasst werden.

Die Unterlagen können den Mindestinhalt des Vorgangs strukturieren. Eine sachgerechte Akte sollte insbesondere zeigen, was beschafft werden sollte, welchen Wert die Stelle erwartete, welche Preisquellen oder Angebote sie nutzte und warum sie sich für das ausgewählte Unternehmen entschied. Bei einer erneuten Beauftragung desselben Unternehmens sollte die Begründung ebenfalls dokumentiert werden.

Die Vergabestelle muss außerdem prüfen, ob die elektronische Abwicklung ab 25.000 Euro netto einzuhalten ist. Bei der landesunmittelbaren Verwaltung sind dafür die Berliner Vergabeplattform oder der Digitale Marktplatz Deutschland vorgesehen. Die Nutzung eines Papier- oder E-Mail-Ablaufs kann in diesem Bereich daher nicht allein mit der Einordnung als Direktauftrag begründet werden.

Für die tägliche Organisation empfiehlt sich eine klare Trennung zwischen Formular und Prüfung. Das Formular kann den Nachweis der Prüfung aufnehmen; es ersetzt aber weder die Bedarfsermittlung noch die Beurteilung der einschlägigen Wertgrenze, die Markterkundung bei Digitalisierung und Innovation oder die Prüfung zusätzlicher landesrechtlicher Vorgaben.

Konkrete Handlungspunkte sind:

• den voraussichtlichen Gesamtbedarf ohne Umsatzsteuer ermitteln;
• funktional oder zeitlich zusammenhängende Leistungen zusammen betrachten;
• die einschlägige Kategorie des Auftrags und die passende Wertgrenze bestimmen;
• Preisquellen oder Angebote einholen und den Vergleich dokumentieren;
• die Auswahl des Unternehmens nachvollziehbar begründen;
• eine erneute Beauftragung desselben Unternehmens gesondert erläutern;
• ab 25.000 Euro netto die elektronische Abwicklung berücksichtigen;
• bei Digitalisierung und Innovation bis 31. Dezember 2028 die Markterkundung festhalten;
• BerlAVG, LGG und ergänzende Vorgaben vor der Beauftragung prüfen.

2.Auftragnehmer und interne Beschaffungsorganisation

Auch für Unternehmen, die Direktaufträge anstreben, ist die neue Formularstruktur praktisch bedeutsam. Ein standardisiertes Angebotsschreiben kann die Kommunikation mit der Vergabestelle vereinheitlichen. Aus der freiwilligen Nutzung folgt jedoch kein Anspruch darauf, dass jede Berliner Stelle dieselben Unterlagen oder Abläufe verwendet.

Unternehmen sollten daher insbesondere die Leistungsbeschreibung, die Angebotsfrist und die verlangten Nachweise sorgfältig beachten. Bei Dienstleistungen können tarifbezogene Anforderungen eine Rolle spielen. Die bloße Einordnung als Direktauftrag bedeutet nicht, dass solche Vorgaben aus dem Beschaffungsvorgang herausfallen.

Für die internen Beschaffungsstellen Berlins besteht der Vorteil der Muster vor allem in einer gemeinsamen Ausgangsbasis. Einheitliche Dokumente können die Zusammenarbeit verschiedener Organisationseinheiten erleichtern und die spätere Kontrolle der Entscheidung unterstützen. Ihre Aussagekraft hängt aber davon ab, ob die Felder vollständig, konkret und bezogen auf den jeweiligen Bedarf ausgefüllt werden.

3.Kontrolle und Aktenführung

Die Formulare sind besonders dort hilfreich, wo mehrere Personen an Bedarf, Preisermittlung, Auswahl und Auftragserteilung beteiligt sind. Sie können Zuständigkeiten sichtbar machen und verhindern, dass wesentliche Entscheidungsschritte nur mündlich oder verstreut dokumentiert werden.

Für eine belastbare Akte genügt es allerdings nicht, ein Muster formal abzulegen. Die Angaben müssen den tatsächlichen Beschaffungsvorgang abbilden. Eine nicht nachvollziehbare Wertschätzung, ein nur behaupteter Preisvergleich oder eine fehlende Begründung für die wiederholte Beauftragung werden durch das Vorhandensein eines Formulars nicht geheilt.

Die neue Arbeitshilfe stärkt damit vor allem die Nachvollziehbarkeit; sie nimmt der Vergabestelle aber keine eigenständige rechtliche Bewertung ab. Ihre sachgerechte Verwendung setzt voraus, dass Wertgrenzen, Aufteilungsverbot, Preisvergleich, Wechselgebot, elektronische Abwicklung und zusätzliche Landesanforderungen gemeinsam geprüft werden.