OLG Düsseldorf: Schul-Tablets dürfen nicht ohne belastbare Gründe auf Apple beschränkt werden

I.Was ist passiert?

Das Oberlandesgericht Düsseldorf hat eine produktspezifische Ausschreibung für Schul-Tablets beanstandet und die vorgelagerte Entscheidung der Vergabekammer aufgehoben. Der Vergabesenat entschied am 2. September 2026 im Verfahren VII-Verg 38/25 über eine Beschaffung der Stadt für Schulen. Ausgeschrieben waren 665 Apple-iPads einschließlich Schutzhüllen.

Die Stadt hatte die Beschaffung auf Geräte von Apple begrenzt. Zur Begründung verwies sie darauf, dass Schülerinnen, Schüler und Lehrkräfte bereits Geräte dieses Herstellers verwendeten. Außerdem sollten ältere Tablets ersetzt und zusätzliche Geräte beschafft werden. Die Kommune sah in der Fortführung der vorhandenen Umgebung Vorteile für die Verwaltung und den laufenden Schulbetrieb.

Als weitere Argumente nannte die Stadt erwartete Umstellungs- und Mehrkosten bei Produkten anderer Hersteller. Eine Rolle spielten insbesondere das eingesetzte Mobile-Device-Management und mögliche Probleme bei einem parallelen Betrieb verschiedener Tablet-Fabrikate. Die bisherige Systementscheidung sollte damit zugleich die spätere Beschaffung prägen.

Samsung beanstandete die Festlegung und verlangte eine produktneutrale Gestaltung des Vergabeverfahrens. Nachdem die Stadt dieser Rüge nicht abgeholfen hatte, stellte Samsung einen Nachprüfungsantrag. Die Vergabekammer wies ihn am 13. August 2025 zurück.

Gegen diese Entscheidung legte Samsung sofortige Beschwerde ein. Der Vergabesenat gab der Beschwerde statt, hob die Entscheidung der Vergabekammer auf und bewertete die Produktvorgabe als Verstoß gegen § 31 Abs. 6 Satz 1 VgV. Darin sah das Gericht zugleich eine Verletzung des Gleichbehandlungsgrundsatzes aus § 97 Abs. 2 GWB.

Ausschlaggebend war nach den veröffentlichten Entscheidungsgründen nicht, dass die Stadt bereits eine Apple-Umgebung nutzte. Entscheidend war vielmehr, dass die behauptete Notwendigkeit dieser Herstellerbindung nicht ausreichend mit konkreten Tatsachen unterlegt war. Die Entscheidung ist rechtskräftig. Für eine weitere Beschaffung muss die Stadt deshalb erneut prüfen, ob iPads tatsächlich exklusiv erforderlich sind oder gleich geeignete Geräte anderer Hersteller berücksichtigt werden können.

II.Rechtlicher Hintergrund und Einordnung

Eine bestehende IT-Landschaft darf in die Vergabeplanung einfließen, ersetzt aber keine auftragsbezogene Prüfung der Wettbewerbsbeschränkung. Öffentliche Auftraggeber müssen vorhandene technische und organisatorische Strukturen daher von bloßen Gewohnheiten oder Komfortvorteilen unterscheiden.

1.Produktvorgaben als Ausnahme vom offenen Wettbewerb

Das Vergaberecht verlangt Wettbewerb, Transparenz und Gleichbehandlung. § 97 Abs. 1 GWB verbindet den Wettbewerb mit Wirtschaftlichkeit und Verhältnismäßigkeit. Nach § 97 Abs. 2 GWB müssen die Unternehmen gleichbehandelt werden. § 97 Abs. 6 GWB gibt Unternehmen einen Anspruch darauf, dass die vergaberechtlichen Regeln eingehalten werden.

Für die Leistungsbeschreibung verlangt § 121 Abs. 1 GWB eine eindeutige und für alle Unternehmen gleichermaßen verständliche Beschreibung des Beschaffungsgegenstands. Die Unternehmen sollen ihre Angebote auf einer vergleichbaren Grundlage kalkulieren können. § 31 Abs. 1 VgV konkretisiert diese Anforderungen und verpflichtet den Auftraggeber, den Zugang zum Verfahren zu ermöglichen und den Wettbewerb nicht ungerechtfertigt einzuschränken.

Besonders eng sind die Voraussetzungen, wenn die Leistungsbeschreibung auf eine Herkunft, einen bestimmten Typ oder ein konkretes Produkt verweist. § 31 Abs. 6 Satz 1 VgV schließt solche Verweise grundsätzlich aus, wenn dadurch bestimmte Unternehmen oder Produkte bevorzugt oder ausgeschlossen werden. Eine solche Festlegung kann nur Bestand haben, wenn sie durch den Auftragsgegenstand gerechtfertigt ist. Ist eine allgemeine und zugleich hinreichend genaue Beschreibung ausnahmsweise nicht möglich, muss grundsätzlich zusätzlich die Gleichwertigkeit anderer Lösungen zugelassen werden.

Die Entscheidung macht damit nicht aus jeder Herstellerangabe automatisch einen Rechtsverstoß. Sie verschärft aber die Anforderungen an die Begründung. Eine frühere Entscheidung für ein bestimmtes System wirkt nicht von selbst als dauerhafte vergaberechtliche Rechtfertigung für jede spätere Ersatz- oder Erweiterungsbeschaffung.

2.Bestehende Infrastruktur genügt nicht als pauschaler Rechtfertigungsgrund

Der Vergabesenat beanstandete nach den mitgeteilten Gründen insbesondere die fehlende belastbare Grundlage für die Annahmen der Stadt zu Aufwand und Kosten. Angaben zur Anpassung oder zum Wechsel des Mobile-Device-Managements waren nicht hinreichend konkret. Teile der vorgelegten Berechnungen erschienen zudem nicht plausibel.

Damit verlangt das Gericht keine theoretische Betrachtung ohne Bezug zur Verwaltungswirklichkeit. Ein Auftraggeber darf berücksichtigen, welche Folgen ein Plattformwechsel für Administration, Support, Schulungen oder die technische Einbindung bereits vorhandener Systeme hätte. Auch Sicherheitsanforderungen, Datenübernahme und Lebenszykluskosten können für die Leistungsbeschreibung eine Rolle spielen, soweit sie im konkreten Auftrag tatsächlich relevant sind.

Die bloße Behauptung, ein anderes Produkt verursache erhebliche Mehrarbeit oder einen teuren Systemwechsel, reicht dagegen nicht ohne Weiteres aus. Erforderlich ist eine nachvollziehbare Ermittlung, welche Arbeiten konkret anfallen, welche Kosten entstehen und warum sie gerade durch die Beschaffung anderer Geräte ausgelöst werden. Ebenso muss erkennbar sein, ob ein vollständiger Wechsel überhaupt erforderlich wäre oder ein Mischbetrieb beziehungsweise eine stufenweise Umstellung möglich ist.

3.Keine pauschale Absage an produktspezifische IT-Beschaffungen

Die Reichweite der Entscheidung liegt deshalb in der Qualität der Begründung, nicht in einem allgemeinen Verbot von Apple-, Samsung- oder sonstigen Produktvorgaben. Der Beschluss verpflichtet öffentliche Auftraggeber nicht dazu, vorhandene Infrastruktur, pädagogische Konzepte oder bereits geschulte Nutzer unabhängig von ihren tatsächlichen Auswirkungen zu ignorieren.

Er setzt jedoch voraus, dass diese Gesichtspunkte auftragsbezogen bewertet werden. Eine Kommune kann sich nicht allein darauf berufen, dass Schulen bisher mit Geräten eines Herstellers arbeiten. Sie muss vielmehr darlegen können, welche konkreten technischen oder wirtschaftlichen Nachteile eine Öffnung für andere Produkte verursachen würde und weshalb diese Nachteile eine Wettbewerbsbeschränkung rechtfertigen.

Offen bleibt nach dem mitgeteilten Entscheidungsstoff, welche konkrete produktneutrale Leistungsbeschreibung die Stadt künftig verwenden muss. Ebenfalls lässt sich daraus nicht ableiten, dass ein bestimmtes Konkurrenzprodukt alle Anforderungen erfüllen würde. Die Entscheidung beantwortet vielmehr die vorgelagerte Frage, ob der Ausschluss anderer Hersteller auf einer ausreichend belastbaren Tatsachengrundlage beruhte. Das war hier nach Auffassung des Vergabesenats nicht der Fall.

4.Bedeutung des Beschwerdeverfahrens

Die sofortige Beschwerde gegen die Entscheidung der Vergabekammer war nach § 171 Abs. 1 und 3 GWB statthaft. Nach erfolgreicher Beschwerde konnte der Vergabesenat die Entscheidung der Vergabekammer nach § 178 GWB aufheben und selbst über die Sache befinden.

Für die betroffene Ausschreibung bedeutet die Rechtskraft, dass die Stadt die Beschaffung nicht auf der bisherigen Grundlage fortführen kann. Für andere Auftraggeber entsteht dagegen keine schematische Vorgabe für sämtliche kommunalen IT-Verfahren. Die tragenden Maßstäbe sind dennoch für vergleichbare Ersatz- und Erweiterungsbeschaffungen bedeutsam, weil gerade dort die Versuchung groß ist, eine frühere Herstellerentscheidung ohne neue Prüfung fortzuschreiben.

III.Auswirkungen für die Praxis

Bei einer Herstellerbindung muss der Vergabevermerk die tatsächliche technische und wirtschaftliche Notwendigkeit so konkret erklären, dass die Wettbewerbsbeschränkung überprüfbar bleibt. Das betrifft nicht nur die abschließende Begründung, sondern bereits die Vorbereitung der Leistungsbeschreibung.

1.Öffentliche Auftraggeber

Auftraggeber sollten zunächst die Anforderungen des Schul- oder Verwaltungsbetriebs unabhängig vom bisherigen Hersteller bestimmen. Zu klären ist, welche Funktionen zwingend benötigt werden und welche Eigenschaften lediglich aus vertrauter Bedienung, bestehenden Routinen oder administrativer Bequemlichkeit resultieren. Diese Trennung verhindert, dass die bisherige Ausstattung unbemerkt zum Maßstab der neuen Ausschreibung wird.

Anschließend sollte die Behörde prüfen, welche Lösungen die fachlich zwingenden Anforderungen erfüllen können. Dazu gehört eine belastbare Betrachtung funktionsgleicher Geräte anderer Hersteller. Nicht erforderlich ist, jede theoretisch denkbare Alternative zu untersuchen. Die Auswahl und der Umfang der Prüfung müssen aber nachvollziehbar erkennen lassen, warum bestimmte Lösungen ausscheiden oder berücksichtigt werden.

Besonderes Gewicht hat die Analyse des Mobile-Device-Managements. Der Auftraggeber sollte nicht nur feststellen, dass ein anderes Tablet möglicherweise eine Anpassung verlangt. Er sollte erfassen, welche Schnittstellen betroffen sind, welche Konfigurationsarbeiten erforderlich werden und ob die vorhandene Verwaltungssoftware mehrere Plattformen unterstützen kann. Ebenso relevant sind Lizenzen, Migration, Support, Administration, Schulungen, Sicherheitsarchitektur und Datenübernahme.

Auch ein Mischbetrieb muss konkret bewertet werden. Dabei geht es nicht um die abstrakte Feststellung, dass unterschiedliche Systeme zusätzliche Komplexität verursachen könnten. Zu untersuchen ist vielmehr, welche Prozesse tatsächlich getrennt betrieben werden müssten, ob dadurch messbarer Mehraufwand entsteht und wie lange eine Übergangsphase dauern würde.

Die Ergebnisse sollten mit Leistungsbeschreibung und Vergabevermerk übereinstimmen. Eine detaillierte interne Prüfung verliert an Wert, wenn die veröffentlichte Leistungsbeschreibung weiterhin ohne erkennbare Notwendigkeit auf ein konkretes Produkt verweist. Umgekehrt darf die Leistungsbeschreibung keine Neutralität vorspiegeln, wenn die Dokumentation tatsächlich eine exklusive Lösung voraussetzt.

Praktisch besonders wichtig sind folgende Arbeitsschritte:

• Fachlich zwingende Anforderungen von Komfort- und Gewohnheitsvorteilen trennen.
• Funktionsgleiche Geräte anderer Hersteller auf ihre Eignung prüfen.
• Kosten für Wechsel, Mischbetrieb, Lizenzen, Migration und Schulungen konkret ermitteln.
• Kompatibilität, Schnittstellen und Sicherheitsanforderungen nachvollziehbar dokumentieren.
• Annahmen und Berechnungen auf Plausibilität und Auftragsbezug kontrollieren.
• Leistungsbeschreibung und Vergabevermerk inhaltlich konsistent halten.

2.Schulträger und Schulen

Für Schulträger ist die Entscheidung besonders relevant, weil Tablet-Beschaffungen regelmäßig in ein bereits gewachsenes Zusammenspiel aus Lernplattformen, Mobile-Device-Management und pädagogischen Konzepten eingebettet sind. Diese Einbindung kann praktische Gründe für eine Fortführung des bisherigen Systems liefern. Sie muss jedoch in überprüfbare Anforderungen übersetzt werden.

Pädagogische Vertrautheit allein beantwortet deshalb nicht die vergaberechtliche Frage. Der Schulträger sollte aufzeigen können, welche konkreten Unterrichts- oder Verwaltungsprozesse von einer einheitlichen Plattform abhängen und welche Folgen unterschiedliche Geräte für diese Prozesse hätten. Je stärker die Begründung auf dem laufenden Betrieb aufbaut, desto genauer müssen die technischen und organisatorischen Auswirkungen beschrieben werden.

Die Entscheidung zwingt Schulen und Kommunen nicht zu einem Herstellerwechsel. Sie erhöht aber das Risiko einer Verzögerung, wenn eine Folgebeschaffung lediglich mit der bisherigen Ausstattung begründet wird. Eine frühe Markt- und Systemprüfung kann deshalb verhindern, dass die Ausschreibung erst nach einer Rüge oder einem Nachprüfungsantrag neu aufgesetzt werden muss.

3.Unternehmen und Bieter

Für Unternehmen eröffnet der Beschluss einen konkreten Prüfungsansatz, wenn eine Ausschreibung ein bestimmtes Fabrikat verlangt. Zu untersuchen ist, ob der Auftraggeber die Produktbindung mit konkreten technischen, organisatorischen und wirtschaftlichen Tatsachen erklärt oder nur pauschal auf vorhandene Systeme und Umstellungskosten verweist.

Eine Rüge kann insbesondere dann naheliegen, wenn die Ausschreibung andere Hersteller ausschließt, ohne gleichwertige Lösungen zuzulassen, und die Vergabeunterlagen keine nachvollziehbare Begründung enthalten. Die Entscheidung nimmt Unternehmen nicht die Pflicht, die behauptete Wettbewerbsbeschränkung am konkreten Auftrag zu bewerten. Sie stärkt aber die Bedeutung einer prüffähigen Dokumentation.

Für Bieter ist außerdem wichtig, zwischen einer zulässigen funktionalen Anforderung und einer verkappten Herstellerfestlegung zu unterscheiden. Anforderungen an Sicherheit, Kompatibilität oder Administration können sachlich gerechtfertigt sein. Werden sie jedoch so eng formuliert, dass faktisch nur ein bestimmtes Produkt in Betracht kommt, muss der Auftraggeber die daraus folgende Wettbewerbsbeschränkung besonders tragfähig erklären.

4.Reichweite für künftige Verfahren

Die Entscheidung betrifft unmittelbar die konkrete Beschaffung von 665 Schul-Tablets und die dort vorgelegte Begründung. Sie bedeutet nicht, dass jede bestehende Systemumgebung vergaberechtlich unbeachtlich wäre. Ebenso wenig legt sie fest, dass ein Mischbetrieb stets möglich oder wirtschaftlich sinnvoll ist.

Die praktische Leitlinie ist enger und zugleich anspruchsvoller: Je stärker eine Ausschreibung den Wettbewerb auf ein bestimmtes Fabrikat verengt, desto belastbarer müssen die tatsächlichen Gründe für diese Begrenzung sein. Pauschale Kostenannahmen und abstrakte Kompatibilitätsrisiken tragen eine solche Entscheidung nach dem Beschluss nicht ohne Weiteres.