Einführung in die Leistungsbeschreibung
Die Leistungsbeschreibung ist ein zentrales Element jedes Vergabeverfahrens im öffentlichen Vergabewesen. Sie definiert eindeutig und umfassend, welche Leistung die öffentliche Auftraggeberin oder der öffentliche Auftraggeber vergeben möchte. Laut gesetzlicher Regelung müssen die Anforderungen klar und verständlich gefasst werden, um Transparenz für alle teilnehmenden Wirtschaftsteilnehmer zu gewährleisten und eine faire Wettbewerbsbasis zu schaffen.
Rechtliche Grundlagen und Anforderungen
Die Anforderungen an das Aufstellen einer Leistungsbeschreibung richten sich insbesondere nach folgenden rechtlichen Normen:
- Für Vergaben oberhalb der EU-Schwellenwerte nach der Vergabeverordnung (§ 31 VgV)
- Für Unterschwellenvergaben von Liefer- und Dienstleistungen nach der Unterschwellenvergabeordnung (§ 23 UVgO)
- Für Bauleistungen im Bereich der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen, Abschnitt 1 (§ 7 VOB/A)
- Allgemeine Grundsätze des Wettbewerbs und Transparenzgrundsatzes gemäß dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (§ 121 GWB)
Diese Vorschriften bestimmen, dass die Vergabeunterlagen, insbesondere die Leistungsbeschreibung, klar, eindeutig und erschöpfend formuliert werden müssen, damit alle potenziellen Anbieter in der Lage sind, miteinander vergleichbare Angebote zu unterbreiten.
Inhaltliche Ausgestaltung der Leistungsbeschreibung
Die Leistungsbeschreibung umfasst regelmäßig die folgenden Punkte:
- Klare Bezeichnung des Auftragsgegenstands
- Menge bzw. Umfang der ausgeschriebenen Leistung
- Leistungszeitraum bzw. Liefertermine
- Angaben zu Ausführungsort, Zulassungsvoraussetzungen und Besonderheiten
- Anforderungen an Qualität, Umweltverträglichkeit sowie etwaige Normen und Standards
- Eventuell Erklärung über Varianten- (Nebenangebote) und Alternativangebote
Der Inhalt sowie die Form der Leistungsbeschreibung hängen stark von der Art der Beschaffungsleistung ab (Dienstleistung, Lieferleistung oder Bauleistung).
Arten von Leistungsbeschreibungen
Man unterscheidet zwei grundlegende Typen:
1. Leistungsbeschreibung mit Leistungsverzeichnis
Die Leistungsbeschreibung mit Leistungsverzeichnis beschreibt die Leistung exakt anhand individueller und konkreter Leistungspositionen. Diese Methode findet in der Regel Anwendung bei Bauleistungen und Standardleistungen im Liefer- und Dienstleistungsbereich.
Vorteile:
- Maximale Vergleichbarkeit der Angebote
- Klare Angebotsgrundlage für alle Teilnehmer
Nachteile:
- Eingeschränkter Spielraum für innovative Angebote bzw. Alternativlösungen
2. Funktionale Leistungsbeschreibung
Die funktionale Beschreibung (§ 31 Absatz 2 VgV) definiert die Leistung ergebnisorientiert, gibt also hauptsächlich Zielvorgaben und Leistungsanforderungen vor, ohne die Art der Durchführung detailliert zu bestimmen. Die konkrete Lösung bleibt hierbei dem Anbieter überlassen.
Vorteile:
- Ermöglicht innovative und kosteneffiziente Lösungen
- Größerer Handlungsspielraum für Bieter
- Übertragung des Planungs- und Umsetzungsrisikos an den Auftragnehmer
Nachteile:
- Angebote sind oft schwieriger zu vergleichen
- Höherer Bewertungsaufwand seitens des öffentlichen Auftraggebers
Die Wahl der jeweiligen Methode richtet sich nach Art der Leistung und Zielsetzung des Vergabeverfahrens.
Besondere Grundsätze und Stolpersteine
Die Leistungsbeschreibung muss eindeutig sein, um Verletzungen des Vergabegrundsatzes der Transparenz sowie eine Verzerrung des Wettbewerbs zu vermeiden. Hierbei gilt es, einige praktische Fallstricke zu beachten:
- Keine hersteller- oder produktbezogene Leistungsbeschreibung, ausgenommen sind gesetzlich zulässige Ausnahmefälle gemäß § 31 Abs. 6 VgV
- Begrifflichkeiten und Standards müssen objektiv nachvollziehbar sein
- Spätere Änderungen der Leistungsbeschreibung müssen transparent offengelegt sowie eventuell bekanntgemacht werden, um potenziellen Bietern dieselben Informationen zukommen zu lassen
Verstöße gegen diese Gebote können zur Rüge einzelner Teilnehmer und bei gravierenden Verstößen zu Nachprüfungsverfahren führen.
Fazit
Die Leistungsbeschreibung ist das Herzstück des Vergabeprozesses und beeinflusst sowohl die Qualität der eingehenden Angebote als auch die Rechtssicherheit des Vergabeverfahrens. Ihre korrekte Gestaltung erfordert daher fundierte Kenntnisse der vergaberechtlichen Vorschriften sowie eine präzise Kenntnis der ausgeschriebenen Leistung. Öffentliche Auftraggeber sollten daher besonders aufmerksam bei der Erstellung und Prüfung der Leistungsbeschreibung vorgehen, um mögliche Konflikte und Nachprüfungsverfahren zu vermeiden.