Einführung

Fristen sind elementar für die ordnungsgemäße Durchführung von Vergabeverfahren. Sie sorgen für Transparenz, Planbarkeit und fairen Wettbewerb. Sowohl öffentliche Auftraggeber als auch Bieter müssen alle Fristen genau kennen und einhalten, da ein Verstoß gegen diese Regeln gravierende rechtliche Konsequenzen, wie z. B. eine unzulässige Ausschreibung oder ungültige Angebote, zur Folge haben kann. Dieser Beitrag gibt einen umfassenden Überblick über die relevanten Fristen und erklärt deren Bedeutung und praktische Anwendung ausführlich.

Rechtlicher Hintergrund

Fristen im Vergabewesen basieren auf den relevanten deutschen Vorschriften, insbesondere auf dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (§ 121 GWB), der Vergabeverordnung VgV, der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge im Bereich Verteidigung und Sicherheit (VSVgV), der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO), sowie der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB/A).

Diese unterschiedlichen Rechtsgrundlagen sehen jeweils verschiedene Fristen vor, welche abhängig sind von Verfahrensart, Auftragsart und Schwellenwerten der jeweiligen Ausschreibungen.

Allgemeine Funktionen von Fristen im Vergabeprozess

Die Fristen im Vergabeverfahren dienen mehreren wichtigen Zwecken:

• Sicherung eines fairen Wettbewerbs
• Sicherstellung von Transparenz und Klarheit im Vergabeverfahren
• Erzielung wirtschaftlicher Ergebnisse durch umfassenden Wettbewerb
• Schutz der Bieterinteressen zur Vermeidung kurzfristiger Benachteiligungen

Arten wichtiger Fristen im Vergabeverfahren

Im Rahmen eines Vergabeverfahrens gibt es typischerweise folgende Arten von Fristen:

Bekanntmachungsfristen

Diese Fristen betreffen die Zeitspanne zwischen der Bekanntmachung der Ausschreibung und dem Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge.

• Mindestfristen sind in der VgV in § 15 VgV für europaweite Ausschreibungen geregelt.
• In Vergabeverfahren nach der UVgO findet man ähnliche Regelungen in § 13 UVgO.
• Im Bereich VOB/A ist § 10 VOB/A einschlägig.

Die vorgeschriebenen Fristen unterscheiden sich je nach Verfahren:

• Offene Verfahren (EU-Vergaben nach VgV): Grundsätzlich mindestens 35 Tage für den Eingang der Angebote.
• Nichtoffene Verfahren und Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb: Mindestfristen von jeweils 30 Tagen für den Eingang der Teilnahmeanträge.
• Nationale Vergaben (UVgO und VOB/A): Deutlich kürzere Mindestfristen, abhängig von der Verfahrensart und Dringlichkeit.

Angebotsfristen

Diese Frist bezieht sich ausdrücklich auf den Zeitraum, innerhalb dessen Angebote bei der Vergabestelle eintreffen müssen. Angebote, die nach Ablauf dieser Frist eingehen, müssen ausgeschlossen werden.

Bindefristen

Die Bindefrist gibt vor, wie lange ein Bieter an sein Angebot gebunden bleibt und dieses nicht verändern oder zurückziehen darf.

Zuschlagsfrist

Die Zuschlagsfrist regelt den maximalen Zeitraum, innerhalb dessen der Auftraggeber zur Zuschlagserteilung berechtigt ist. Sie markiert den Endpunkt der Bindefrist.

Stillhaltefristen (§134 GWB)

Die Stillhaltefrist betrifft nur EU-weite Vergabeverfahren oberhalb der Schwellenwerte und ist in § 134 GWB zwingend geregelt. Die Frist beträgt grundsätzlich zehn Tage nach Information der unterlegenen Bieter auf elektronischem Wege, beziehungsweise 15 Tage auf dem Postweg. Innerhalb dieser Frist dürfen Auftraggeber den Zuschlag noch nicht erteilen.

Verkürzung der gesetzlich vorgesehenen Fristen

Unter bestimmten Voraussetzungen sehen die rechtlichen Vorgaben eine Verkürzung der jeweiligen Mindestfristen vor. Zu den häufigsten Gründen gehören:

• Dringlichkeit, deren Gründe vom Auftraggeber nicht zu vertreten sind (§ 15 Abs. 3 VgV)
• Vorhandensein einer elektronischen Bekanntmachung mit ununterbrochenem, vollständigem elektronischem Zugang zu den Vergabeunterlagen (§ 15 Abs. 4 VgV)

Detaillierte Regelungen finden sich z. B. in der VgV (§ 16 VgV) oder UVgO (§ 13 Abs. 3 UVgO).

Verlängerung von Fristen

Auch eine nachträgliche Fristverlängerung ist unter Umständen möglich bzw. notwendig, z.B., wenn im Vergabeverfahren Änderungen an der Leistungsbeschreibung vorgenommen wurden oder zusätzliche Informationen oder Klarstellungen veröffentlicht werden (§ 20 VgV).

Auswirkungen von Fristverletzungen

Die Einhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen Fristen ist elementar für den rechtssicheren Verlauf der Ausschreibung:

• Verspätete Angebote müssen ausgeschlossen werden (vgl. § 57 Abs. 1 Nr. 1 VgV).
• Eine Missachtung der Stillhaltefrist (§ 134 GWB) führt regelmäßig zur Nichtigkeit des Zuschlags. Dies kann zur Folge haben, dass Schadensersatzforderungen entstehen oder der Verfahrensablauf erheblich verzögert wird.

Praktische Hinweise für Vergabestellen

• Wichtig ist eine sorgfältige Planung des Zeitverlaufs und klare Kommunikation der Fristen. Ein präziser Vergabezeitplan ist hierbei unerlässlich.
• Erstellung eines Zeitpuffers für unvorhersehbare Ereignisse, Nachforderungen oder Rückfragen der Bieter.
• Klar definierte Fristsetzungen und transparente Informationsbereitstellung helfen, Konflikte mit Bietern zu vermeiden.

Praktische Hinweise für Bieter

• Frühzeitige Beschäftigung mit der Ausschreibung.
• Überblick über relevante Fristen schaffen und rechtzeitig mit der Angebotserstellung beginnen.
• Bei Unklarheiten im Vergabeverfahren umgehend Nachfragen beim Auftraggeber stellen.
• Die Nutzung elektronischer Ausschreibungssysteme ermöglicht häufig komfortable Fristenverwaltung und rechtzeitige Erinnerungen.

Fazit und Ausblick

Fristen spielen eine zentrale Rolle im gesamten Vergabeverfahren. Ihre Einhaltung prägt die Rechtssicherheit, Wirtschaftlichkeit und Akzeptanz öffentlicher Vergaben entscheidend mit. Die jeweils geltenden gesetzlichen Regelungen (UVgO, VgV, GWB, und VOB/A) bieten klare und verbindliche Vorgaben, an denen sich Auftraggeber und Unternehmen orientieren können und müssen. Genauigkeit, Planung und Transparenz sind somit ein unverzichtbarer Teil jedes effektiven und rechtssicheren Vergabeverfahrens.