Einführung in das Konzept der Rahmenvereinbarung

Die Rahmenvereinbarung stellt ein flexibles Instrument dar, das es öffentlichen Auftraggebern ermöglicht, Bedürfnisse hinsichtlich bestimmter Waren, Dienstleistungen oder Bauleistungen über einen definierten Zeitraum hinweg effizient zu decken. Die Rahmenvereinbarung zeichnet sich vor allem dadurch aus, dass sie bereits vor Vergabe einzelner Aufträge abgeschlossen wird und spätere Einzelaufträge innerhalb der vereinbarten Laufzeit deutlich vereinfacht vergibt.

Definition und rechtliche Grundlagen

Die Rahmenvereinbarung ist gemäß § 103 Abs. 5 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) definiert. Danach handelt es sich hierbei um Vereinbarungen zwischen einem öffentlichen Auftraggeber und einem oder mehreren Unternehmen, die dazu dienen, Bedingungen für Einzelaufträge hinsichtlich Preisen, Mengen und Qualitätsstandards festzulegen. Auftraggeber können während der Geltungsdauer einer Rahmenvereinbarung Einzelaufträge abrufen, ohne dafür jedes Mal ein eigenständiges, vollständiges Vergabeverfahren durchführen zu müssen.

Die Rahmenvereinbarung ist in verschiedenen Vergabeverordnungen näher geregelt, so etwa in:

• § 21 Vergabeverordnung (VgV)
• § 4a Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen Teil A (VOB/A)
• Abschnitt 4 Unterabschnitte 1 bis 3 der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO)

Diese Regelungen definieren weitere Details hinsichtlich der Voraussetzungen und des Ablaufs des Verfahrens zur Rahmenvereinbarung.

Formen der Rahmenvereinbarungen

Rahmenvereinbarungen unterscheiden sich im Wesentlichen in zwei Modelle:

Rahmenvereinbarung mit einem Wirtschaftsteilnehmer

Diese Form verpflichtet den öffentlichen Auftraggeber in der Regel dazu, Aufträge ausschließlich bei einem bestimmten Unternehmen abzurufen, das aufgrund eines Vergabeverfahrens bereits festgelegt wurde. Eine erneute Ausschreibung einzelner konkreter Aufträge ist hier nicht nötig. Bedingungen, insbesondere Preis- und Mengenangaben, werden bereits in der Rahmenvereinbarung abschließend definiert.

Rahmenvereinbarung mit mehreren Wirtschaftsteilnehmern

Hier kann der öffentliche Auftraggeber über die Laufzeit der Vereinbarung hinweg Einzelverträge an mehrere Unternehmen vergeben, die in der Rahmenvereinbarung gelistet sind. Bei diesem Modell ist zu differenzieren:

• Die Bedingungen für spätere Aufträge sind bereits abschließend geregelt: Einzelverträge können ohne nochmaligen Wettbewerb vergeben werden.
• Die Bedingungen für spätere Aufträge sind nicht vollständig geregelt: für jedes konkrete Einzelprojekt wird ein sogenannter "Mini-Wettbewerb" zwischen den Vertragspartnern durchgeführt, um das wirtschaftlich optimale Ergebnis für Auftraggeber zu ermöglichen.

Die Wahl zwischen diesen zwei Formen richtet sich nach Art und Umfang der Leistung, nach Marktbedingungen oder der prognostizierten Entwicklung des Auftragsbedarfs.

Laufzeit von Rahmenvereinbarungen

Die Laufzeit einer Rahmenvereinbarung ist begrenzt, um regelmäßig Wettbewerbssituationen und Marktentwicklungen berücksichtigen zu können. Gemäß § 21 Abs. 6 VgV darf die Laufzeit grundsätzlich nicht länger als vier Jahre betragen, es sei denn, besondere sachliche Gründe rechtfertigen eine längere Vertragsdauer, wie zum Beispiel erhebliche Investitionen auf der Seite der Auftragnehmer.

Vergabeverfahren zur Rahmenvereinbarung

Der Abschluss einer Rahmenvereinbarung ist stets Ergebnis eines formellen Vergabeverfahrens. Dieses kann, je nach Schwellenwert und betroffener Leistung, verschiedene Verfahren beinhalten:

• offenes Verfahren
• nicht offenes Verfahren
• Verhandlungsverfahrens (insbesondere bei komplexen Leistungen)

Der öffentliche Auftraggeber definiert im Vorfeld alle relevanten Bedingungen, insbesondere Leistungsbeschreibung und Eignungskriterien. Die Auswahlentscheidung erfolgt anhand festgelegter Kriterien. Dabei unterliegt diese Wahl stets den allgemeinen Grundsätzen der Transparenz, Gleichbehandlung und Wettbewerbsorientierung.

Einzelabruf aus Rahmenvereinbarungen

Die Durchführung der Vergabe einzelner Aufträge aus der Rahmenvereinbarung erfolgt unterschiedlich, je nach dem vereinbarten Verfahren:

• Bei einem einzigen Wirtschaftsteilnehmer erfolgt der Abruf gemäß bereits festgelegter Bedingungen unproblematisch.
• Bei mehreren Wirtschaftsteilnehmern erfolgt entweder der direkte konkrete Einzelabruf, sofern Bedingungen ausreichend geregelt sind, oder – sofern erforderlich – der bereits erwähnte Mini-Wettbewerb.

Gemäß § 21 VgV oder §§ 15 ff. UVgO sind insbesondere letztere Verfahren detailliert geregelt.

Wirtschaftliche und praktische Vorteile der Rahmenvereinbarung

Für Auftraggeber bieten Rahmenvereinbarungen zahlreiche wirtschaftliche und praktische Vorteile:

• schnellere, flexiblere und schlankere Einzelvergabe von späteren Aufträgen
• verbesserte Planungssicherheit aufgrund klar definierter Kriterien und Leistungsstandards
• einfachere Verwaltungsvorgänge und reduzierte bürokratische Belastung
• wirtschaftliche Optimierung über schnelle Handlungsmöglichkeit bei Mini-Wettbewerben

Auch für Unternehmen bietet die Rahmenvereinbarung Karheit hinsichtlich zukünftiger Geschäftsmöglichkeiten und Sicherheitsvorteile in langfristigerer Planung.

Risiken und Herausforderungen

Wie jedes Instrument birgt jedoch auch die Rahmenvereinbarung Risiken:

• Mögliche Einschränkung des Wettbewerbs, wenn die Anzahl der beteiligten Unternehmen zu gering gewählt wird.
• Das Risiko steigender Preise im Laufe der Festlegung muss bedacht werden; unter Umständen sind Anpassungsklauseln sinnvoll.
• Klare Definition der Leistungskataloge und der Kriterien für die Einzelabrufe ist notwendig, um spätere Streitigkeiten zu vermeiden.
• Unpassende Laufzeiten erschweren Flexibilität bezüglich technologischer Anpassungen und Marktveränderungen und könnten situationsbedingt nachteilig werden.

Fazit und Zusammenfassung

Rahmenvereinbarungen stellen ein wertvolles Instrument im vergaberechtlichen Handlungsspektrum öffentlicher Auftraggeber dar. Ihre Flexibilität, Vereinfachungspotenziale und Wirtschaftlichkeit bedingen jedoch, dass der Abschluss und die Durchführung gut vorbereitet, präzise konzipiert und unter Beachtung der gesetzlichen Bestimmungen sowie marktwirtschaftlichen Bedingungen umgesetzt werden.

Durch Beachtung der §§ 103 GWB, 21 VgV sowie weiteren einschlägigen Normen wird gewährleistet, dass Rahmenvereinbarungen ihre volle Potenziale ausschöpfen und zugleich Wettbewerbsfähigkeit und Transparenz dauerhaft gewahrt bleiben.