Einleitung
Die Zuschlagsentscheidung bildet den entscheidenden Abschluss eines jeden Vergabeverfahrens. Dabei sind insbesondere die Zuschlagskriterien von maßgeblicher Bedeutung. Sie entscheiden darüber, welchem Unternehmen letztlich der Auftrag erteilt wird. Das deutsche Vergaberecht setzt dabei auf Transparenz, Objektivität und Nachvollziehbarkeit. Zur Umsetzung dieser Vorgaben kennen die einschlägigen Vorschriften eine Reihe von Regelungen, welche die Auswahl geeigneter Zuschlagskriterien und deren korrekte Nutzung verbindlich regeln und sicherstellen sollen. Dieser Artikel beschäftigt sich detailliert mit dem Begriff der Zuschlagskriterien, beschreibt deren Zweck, rechtliche Vorgaben sowie richtige Anwendung in der Vergabepraxis und verweist auf relevante Normen wie die Vergabeverordnung (VgV) und die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO).
Zuschlagskriterien: Definition und Bedeutung
Unter Zuschlagskriterien versteht man jene Bewertungskriterien, nach denen öffentliche Auftraggeber im Rahmen der Angebotsauswahl entscheiden, welchem Unternehmen der Vergabezuschlag zuteilwird. Die Festlegung dieser Kriterien erfolgt im Vorfeld des Vergabeverfahrens und richtet sich nach dem jeweiligen Auftragsgegenstand der Ausschreibung.
Die zentrale Bedeutung liegt darin, dass Zuschlagskriterien nicht nur dazu dienen, zwischen verschiedenen preislichen Angeboten unterscheiden zu können, sondern ebenso qualitative Aspekte einfließen lassen. Dadurch gelingt eine objektive Auswahlentscheidung, welche zugleich wirtschaftlich und transparent gestaltet sein soll.
Rechtliche Vorgaben zur Festlegung von Zuschlagskriterien
Oberhalb der Schwellenwerte: Vorgaben durch das GWB und die VgV
Grundlegend geregelt sind Zuschlagskriterien für oberhalb der EU-Schwellenwerte liegende Auftragswerte im Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) §127. Dieser legt fest, dass der öffentliche Auftraggeber den Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Demnach kann das wirtschaftlichste Angebot entweder nach dem niedrigsten Preis oder nach dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis bestimmt werden.
Die weitere Ausgestaltung findet sich im Wesentlichen in der Vergabeverordnung (VgV) §58. Gemäß §58 Abs. 2 VgV müssen Zuschlagskriterien und deren Gewichtung bereits in der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen angegeben werden. Es handelt sich hierbei um wichtige Transparenzvorgaben, die die Nachvollziehbarkeit sicherstellen sollen.
Unterhalb der Schwellenwerte: Vorgaben durch die UVgO und VOB/A
Im Unterschwellenbereich regeln die UVgO (§43) bzw. die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (§16d VOB/A) die Zuschlagsentscheidung. Grundsätzlich gelten ähnliche Grundsätze wie im Oberschwellenbereich. Zuschlagskriterien sind auch hier frühzeitig festzulegen und ausreichend transparent zu kommunizieren.
Arten von Zuschlagskriterien
Preis als alleiniges Zuschlagskriterium
Der Preis als Zuschlagskriterium stellt die einfachste und am häufigsten angewandte Variante dar. Das wirtschaftlich günstigste Angebot ist hier schlicht jenes Angebot mit dem niedrigsten Preis. Dies bietet sich insbesondere bei standardisierten und klar definierten Leistungen an, bei denen qualitative Unterschiede kaum oder gar nicht zu erwarten sind.
Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis
Eine weitere Möglichkeit besteht darin, dass der Zuschlag nicht allein auf Grundlage des niedrigsten Preises, sondern nach differenzierten qualitativen Kriterien erfolgen soll. Dies wird oft als Bewertung nach dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis bezeichnet. Nach §127 GWB und §58 Abs. 2 VgV müssen in solchen Fällen neben dem Preis auch qualitative, umweltbezogene oder soziale Zuschlagskriterien berücksichtigt werden.
Beispiele für qualitative Zuschlagskriterien können etwa sein:
- Qualität der angebotenen Lösung
- Technischer Wert
- Nutzerfreundlichkeit
- Nachhaltigkeit und Umweltverträglichkeit
- Verfügbarkeit bei Dienstleistungen
- Betriebskosten sowie Lebenszykluskosten („Lifecycle-Kosten")
- Lieferzeiten und Fristen
Die Kriterien sind gemäß den Vorgaben stets so zu definieren, dass sie objektivierbar, nachvollziehbar und diskriminierungsfrei angewendet werden können.
Gewichtung der Zuschlagskriterien
Die VgV fordert explizit, dass öffentliche Auftraggeber bei der Festlegung des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses allen Zuschlagskriterien eine konkrete Gewichtung zuordnen (§58 Abs. 2 VgV). Diese Gewichtung kann entweder in Prozentpunkten oder in anderen nachvollziehbaren Verfahren angegeben werden. Wichtig ist hierbei, dass dem Auftraggeber freigestellt ist, für verschiedene Auftragsgegenstände jeweils unterschiedliche Gewichtungen festzulegen. Dabei müssen die Auftraggeber auch sicherstellen, dass Kriterien und Gewichtungen vorab bekannt gemacht werden, um eine transparente Angebotsbewertung und Wettbewerbsneutralität sicherzustellen.
Anforderungen an klare und transparente Zuschlagskriterien
Nach allen einschlägigen vergaberechtlichen Vorschriften und der Rechtsprechung gilt für die Zuschlagskriterien insbesondere, dass diese:
- frühzeitig festgelegt,
- eindeutig und klar formuliert,
- objektiv und nachvollziehbar beschrieben sowie
- vorab transparent veröffentlicht werden.
Unklar formulierte oder nachträglich geänderte Kriterien führen zu erheblichen Risiken und können zur Rücknahme oder nachträglichen Anfechtung des Vergabeverfahrens führen.
Dokumentationspflichten bei Verwendung von Zuschlagskriterien
Die Zuschlagskriterien und deren Anwendung sind zwingend zu dokumentieren. Gemäß §8 VgV (§8 VgV), in Verbindung mit den allgemeinen Dokumentationspflichten gemäß §20 VOB/A und §6 UVgO, sind Entscheidungen detailliert zu begründen, insbesondere auch die Gründe für die Wahl bestimmter Kriterien und deren Gewichtungen.
Bedeutung der korrekten Anwendung von Zuschlagskriterien in der Praxis
Fehler bei Festlegung oder Anwendung von Zuschlagskriterien zählen zu den häufigsten Angriffsflächen für Nachprüfungsverfahren und Beschwerden auf Seiten der unterlegenen Bieter. Unternehmen können in solchen Situationen Vergabeprüfstellen oder Gerichte anrufen, welche die Vergabe überprüfen und ggf. Konsequenzen bis hin zur Aufhebung des gesamten Vergabeverfahrens aussprechen können. Daher ist es für Vergabestellen ausgesprochen wichtig, bereits im Vorfeld höchste Sorgfalt und Umsicht im Umgang mit Zuschlagskriterien an den Tag zu legen.
Fazit
Die Zuschlagskriterien bilden ein elementares Element für eine ordnungsgemäße und transparente Durchführung eines Vergabeverfahrens sowohl über als auch unterhalb der Schwellenwerte. Sowohl öffentliche Auftraggeber als auch die teilnehmenden Unternehmen müssen genau auf die rechtskonforme Festlegung, Transparenz und Anwendung der Zuschlagskriterien achten. Transparenz, Objektivität sowie eine klare und nachvollziehbare Gewichtung sind hierbei Startpunkt einer prüfsicheren und erfolgreichen Vergabe.