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Teil 4 Beschaffungsmanagementerlass
4. Durchführung von Beschaffungen
4. Durchführung von Beschaffungen
4.1 Grundsätze
Es gelten folgende Grundsätze:
4.1.1 Bündelung der Bedarfe
1Die ZBSten sorgen für eine angemessene Bündelung der Auftragsvolumina, um durch höhere Abnahmevolumina günstigere Einkaufskonditionen zu erreichen.2Zu diesem Zweck schließen sie Rahmenvereinbarungen ab.3Dabei sind mittelständische Interessen angemessen zu berücksichtigen und Aufträge primär nach Teil- und Fachlosen aufzuteilen (vergleiche § 14 HVTG).
4.1.2 Harmonisierung der Bedarfe
1Für gleichartigen Bedarf sind in der Regel gleichartige Waren und Materialien zu verwenden.2Die Vorteile genormter Artikel sind zu nutzen.3Die technische Fortentwicklung ist zu berücksichtigen.4Bei der Beschaffung von Serienartikeln ist auf die Nachlieferungsbzw.5Ersatzlieferungsdauer zu achten.
4.1.3 Beschaffung standardisierter Waren
Die Bedarfsstellen sind verpflichtet, ihre Beschaffungen an den standardisierten Produkten zu orientieren und geeigneten Standardprodukten grundsätzlich den Vorrang vor Sonderanfertigungen zu geben.
4.1.4 Besondere und Zusätzliche Vertragsbedingungen
Die „Besonderen Vertragsbedingungen“ (BVB) und die „Zusätzlichen Vertragsbedingungen“ (ZVB) sind grundsätzlich zum Vertragsgegenstand zu machen.
14.2 Ausnahmen betreffend Zuständigkeit und Beteiligungspflicht der Zentralen Beschaffungsstellen 4.2.1 Ad-hoc-Beschaffungen Lieferungen und Leistungen, bezüglich derer ein dringlicher, nicht vorhersehbarer Bedarf entsteht und die Gründe für die Dringlichkeit nicht dem Verhalten der Bedarfsstelle zuzurechnen sind, können von der Bedarfsstelle in eigener Zuständigkeit und ohne Beteiligung einer ZBSt beschafft werden, wenn sie nicht über bereits bestehende Rahmenverträge gedeckt werden können und aus Dringlichkeitsgründen eine vorherige Beteiligung der zuständigen ZBSt nicht möglich ist.2Ob die vergaberechtlichen Voraussetzungen für eine Ad-hoc-Beschaffung vorliegen, bedarf einer sorgfältigen und umfassenden Prüfung und Begründung nach den gesetzlichen Anforderungen.3Die Begründung muss von der Bedarfsstelle entsprechend dokumentiert werden.44.2.2 Weitere Ausnahmen
Folgende Liefer- und Dienstleistungen (soweit nicht durch Ziffer 4.3 erfasst) können von den Bedarfsstellen in eigener Zuständigkeit und ohne Beteiligung einer ZBSt durchgeführt werden:
- Beschaffungen von Liefer- und Dienstleistungen, die nicht den durch zentrale Rahmenverträge abgedeckten Warenund Leistungsgruppen zuzurechnen sind und deren geschätzter Auftragswert je Auftrag/Fachlos 100.000 Euro ohne Umsatzsteuer (insbesondere Direktauftrag) nicht übersteigt.
- Liefer- und Dienstleistungen, soweit sie in den Justizvollzugsanstalten des Landes hergestellt oder be- und verarbeitet werden.
- Liefer- und Dienstleistungen, soweit sie im Rahmen protokollarischer, konsularischer und repräsentativer Angelegenheiten sowie der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit (wie beispielsweise Werbekampagnen, Veranstaltungen) benötigt werden.
- lebende Pflanzen, Tiere und Frischblumen.
-— Rechtsberatung, Rechtsvertretung und Wirtschaftsprüfung.
- Gutachten, wissenschaftliche Expertisen, Forschungsaufträge.
- Übersetzungsdienste und Dolmetscherleistungen.
- Ersatzteile, unabhängig vom Auftragswert, die nicht den durch zentrale Rahmenverträge abgedeckten Waren- und Leistungsgruppen zuzurechnen sind (Ersatzteile im Sinne dieser Regelung sind Bauteile, die defekte oder verschlissene Teile eines komplexen Produkts ersetzen).
- Reparaturen/Wartungen, die ausschließlich vom Hersteller oder seinem Vertriebshändler durchgeführt werden.
- Lernmaterialien im Rahmen der Abwicklung der Lernmittelfreiheit der hessischen Schulen.
- Verlagserzeugnisse, die dem Gesetz zur Regelung der Preisbindung bei Verlagserzeugnissen unterliegen.
Die Bedarfsstellen können bei diesen Beschaffungen die jeweils
zuständige ZBSt für eine vergaberechtliche Beratung in Anspruch
nehmen.
Im Einzelfall kann auch bei Beschaffungen mit einem geschätzten Auftragsvolumen unter 100.000 Euro die ZBSt zur Durchführung eines förmlichen Vergabeverfahrens, unter Anwendung der
Ziffer 4.4, eingebunden werden.
4.3 Katalogsystem (E-Procurement)
1Die ZBSt prüft im Rahmen ihrer Zuständigkeit fortlaufend, unter Berücksichtigung sich ändernder Bedarfsumstände und Marktgegebenheiten, die Möglichkeit der sinnvollen Bedarfszusammenfassung, Standardisierung und zentralen Ausschreibung von landesweiten Rahmenverträgen.2Hierbei wird die ZBSt durch die jeweiligen Bedarfsstellen beziehungsweise Fachverwaltungen bei der Festlegung der Anforderungen als auch der mengenmäßigen Erfassung des Bedarfs an Liefer- und Dienstleistungen aus dem jeweils nachgeordneten Bereich unterstützt.3Die abgeschlossenen Rahmenverträge werden in einem elektronischen Katalogsystem (E-Procurement) den Bedarfsstellen zur verbindlichen Nutzung zur Verfügung gestellt bzw. auf andere geeignete Weise (Mitarbeiterportal des Landes Hessen) bekannt gegeben.4Beschaffungen von Liefer- und Dienstleistungen, abweichend von den hierzu bereitgestellten Rahmenverträgen, sind nur nach vorheriger Abstimmung mit der zuständigen ZBSt möglich.
4.4 Zusammenarbeit zwischen Zentralen Beschaffungsstellen und den Bedarfsstellen bei Spezialbedarfen mit einem geschätzten Auftragswert je Auftrag/Fachlos über 100.000 Euro ohne Umsatzsteuer
1Sofern Liefer- und Dienstleistungen benötigt werden, bei denen eine Bedarfsdeckung aus bestehenden Rahmenverträgen (Katalogsystem [E-Procurement] oder anderweitige bestehende Rahmenverträge) nicht möglich ist oder bei denen eine Standardisierung oder eine landesweite Bedarfszusammenfassung weder wirtschaftlich sinnvoll erscheint noch aus strategischen Gründen geboten ist (Spezialbedarf), wendet sich die Bedarfsstelle frühzeitig an die zuständige ZBSt, um mit dieser das gebotene Vergabeverfahren und die Abwicklung abzustimmen.2Die Durchführung des Vergabeverfahrens und die Entscheidung über die Wahl der Vergabeart obliegt der ZBSt.
1Die Bedarfsstelle unterstützt die ZBSt und teilt der ZBSt mindestens die Eignungs- und Leistungsanforderungen, ggfs. erforderliche Begründungen (insbesondere betreffend die Losaufteilung etc.) sowie die Wertungskriterien (Zuschlagskriterien) und deren Gewichtung sowie alle Angaben mit, die erforderlich sind, um im Wettbewerb nach positiver Eignungsprüfung der Bewerbenden/ Bietenden das wirtschaftlichste Angebot für den benötigten Bedarf ermitteln zu können.2Es ist Aufgabe der Bedarfsstelle sicherzustellen, dass alle Umstände, die die Wirtschaftlichkeit und fachliche Richtigkeit der Beschaffung beeinflussen, angemessen beachtet worden sind.
4.5 Verfahrensdokumentation und Aufbewahrungspflichten
4.5.1 Pflichten der Bedarfsstelle
1Soweit die Bedarfsstelle die Beschaffung gemäß Ziffer 4.2 selbstständig vornimmt, obliegt ihr die sachgerechte und erforderliche vergaberechtliche Verfahrensdokumentation (vergleiche 86 UVgO, 88 VgV).2Diese umfasst auch die Dokumentation der Gründe für die Nichtbeteiligung der zuständigen ZBSt.3Bei Direktaufträgen umfasst die Dokumentation insbesondere Ausführungen über die Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit.
1Die gesetzlich geltenden Aufbewahrungspflichten sind ebenso von der Bedarfsstelle umzusetzen und zu erfüllen.2Dies gilt auch, wenn die ZBSt nur eine beratende Funktion bei der Beschaffung hat.3Die hier genannten Pflichten entbinden die Bedarfsstelle dann nicht.
4.5.2 Pflichten der Zentralen Beschaffungsstellen
Führt die ZBSt die Beschaffung durch, so obliegt der ZBSt die sachgerechte und erforderliche vergaberechtliche Verfahrensdokumentation und Erfüllung der Aufbewahrungspflichten.
1Darüber hinaus hat die ZBSt der Bedarfsstelle auf deren Anforderung Einsicht in die Ausschreibungsunterlagen zu gewähren und insbesondere den Vergabevermerk zu übersenden.2In jedem Fall stellt die ZBSt der Bedarfsstelle nach Abschluss eines Verfahrens die Vergabeentscheidung, das Zuschlagsschreiben und die vollständigen Unterlagen des bezuschlagten Angebotes zur Verfügung.