SL
Nr. 6 Beschaffungsrichtlinien SL
Beschaffungsverfahren
16.1 Bedarfsstellen 6.1.1 Bedarfsstellen sind alle Landesdienststellen, die Lieferungen oder Leistungen zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen; dazu zählen grundsätzlich auch die Landesbetriebe nach § 26 Absatz 1 LHO.26.1.2 Der Bedarfsstelle obliegen: — Bedarfsermittlung; — Prüfung der Zuständigkeit; — Bedarfsplanung, ggf. in Zusammenarbeit mit den zentralen Beschaffungsstellen (vgl. Nr. 6.3);
1— Beschreibung der Anforderungen an den zu beschaffenden Gegenstand; — in den Fällen der Nrn. 6.3.1 und 6.3.2 Beschaffungsauftrag an die zentralen Beschaffungsstellen; — ggf. Beteiligung bei der Wertung der Angebote; — Abnahme der Leistungen; — Zahlung der Rechnungen; — Verwertung entbehrlich gewordener, noch intakter IT-Komponenten (vgl. Nr. 16).26.1.3 Bedarfsstellen dürfen nur im Einvernehmen mit den mittelbewirtschaftenden Stellen handeln.36.1.4 Zur Geltendmachung eventueller Ansprüche gegen den Auftragnehmer (z. B. Nacherfüllung, Rücktritt, Minderung, sonstige Mängelansprüche) hat die Bedarfsstelle sofort nach Erhalt der Lieferung diese auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Funktionsfähigkeit zu überprüfen.4Über festgestellte Mängel ist die zuständige Beschaffungsstelle unverzüglich zu informieren.
16.2 Beschaffungsstellen 6.2.1 Beschaffungsstellen sind alle Landesdienststellen, denen die Vorbereitung und der Abschluss entsprechender Verträge übertragen sind.2Beschaffungsstellen sind die zentralen Beschaffungsstellen (vgl. Nr. 6.3) und die Bedarfsstellen, soweit nicht die Zuständigkeit der zentralen Beschaffungsstellen begründet ist (vgl. Nr. 6.4).36.2.2 Der Beschaffungsstelle obliegen: — Überprüfung der Bedarfsmeldung; — Durchführung von Ausschreibungsverfahren oder Anforderung von Angeboten sowie dazugehöriger Proben und Muster; soweit fachspezifisch erforderlich, unter Beteiligung der Bedarfsstelle; — Verhandlungen mit Bietern im Rahmen der Vorschriften der VgV bzw. der UVgO; — Vergabe des Auftrags.46.2.3 Mit Beschaffungsaufgaben sind Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu betrauen, die über die erforderlichen Sach- und Warenkenntnisse verfügen; diese sind gehalten, ihre Kenntnisse durch ständige Beobachtung der Marktentwicklung auf dem neuesten Stand zu halten und alle Beschaffungen zügig abzuwickeln.56.2.4 Die Beschaffungsstellen haben ihren jeweiligen Obersten Landesbehörden jährlich einen Tätigkeitsbericht vorzulegen, aus dem sich mindestens das Volumen der Beschaffungen, die Aufteilung nach Vergabearten, die Zahl der abgeschlossenen Verträge und die jeweiligen Vertragspartner ergeben.6Ausgenommen sind
Beschaffungen bis 10 000 Euro (ohne Umsatzsteuer).
16.3 Zentrale Beschaffung 6.3.1 Die zentrale Beschaffung nach der VgV und der UVgO erfolgt durch die zentralen Beschaffungsstellen (ZB): — zentrale Beschaffungsstelle des Saarlandes für sonstige Verbrauchs- und Investitionsgüter gemäß den Anlagen 1 und 2 beim Landesamt für Zentrale Dienste; — Beschaffungsstelle für die Vergabe von Aufträgen über Telekommunikationsanlagen beim Landesverwaltungsamt – Staatliche Hochbaubehörde (für den Abschluss von Rahmenverträgen für Mobilfunkverträge und Mobilfunkendgeräte); — Beschaffungsstelle beim Landesamt für Zentrale Dienste – SaarlandServiceDienst – für Einzelabrufe der aus dem Rahmenvertrag zu beschaffende Mobilfunkverträge, Endgeräte und Zubehör aus dem Rahmenvertrag sowie Endgeräte (ohne Faxgeräte) für das Festnetz; — zentrale Beschaffungsstelle des Saarlandes für IT-Güter beim IT-Dienstleistungszentrum (IT-DLZ).26.3.2 Für die Vergabe von Aufträgen für allgemeine Bedarfsgüter ist die zentrale Beschaffungsstelle des Saarlandes für sonstige Verbrauchs- und Investitionsgüter gemäß den Anlagen 1 und 2 zuständig.36.3.3 Für Beschaffung von Lieferungen und Leistungen auf dem Gebiet der Informations- und Kommunikationstechnologie (IT) in der Landesverwaltung ist gemäß den „Richtlinien für Beschaffungen von Lieferungen und Leistungen auf dem Gebiet der Informations- und Kommunikationstechnologie in der Landesverwaltung des Saarlandes (IuK-BER)“ vom 1. Mai 2010 (Amtsbl.4II S. 306) in der jeweils geltenden Fassung das IT-Dienstleistungszentrum zuständig.56.3.4 Für die Vergabe von Aufträgen über Telekommunikations-Anlagen (TK-Anlagen) einschließlich Endgeräte, Mobilfunk- und Telefax-Einrichtungen sowie sonstige Fernmeldeanlagen, sofern diese einem selbstständigen Nutzungszweck dienen und nicht Bauleistungen im Sinne von § 1 VOB/A – in der jeweils geltenden Fassung – sind, ist das Landesverwaltungsamt – Staatliche Hochbaubehörde – zuständig; ausgenommen hiervon sind die TK-Anlagen, deren Endgeräte, Mobilfunk- und Telefax-Einrichtungen sowie sonstige Fernmeldeanlagen der Behörden und Organisationen mit Sicherheitsaufgaben (BOS) im Zuständigkeitsbereich des Ministeriums für Inneres, Bauen und Sport; vgl. Richtlinien über die Einrichtung und Nutzung der dienstlichen Fernmelde- und Telekommunikationsanlagen
1einschließlich der Kostenregelung vom 25. September 2002 (GMBl.2Saar S. 366) in der jeweils geltenden Fassung.36.3.5 Entstehen hinsichtlich der Zuständigkeit Zweifelsfragen, so entscheidet das für Finanzen zuständige Ministerium im Einvernehmen mit der jeweils zuständigen obersten Landesbehörde.
16.4 Dezentrale Beschaffung Bedarfsstellen können die in Anlage 1 – Sammelbeschaffungsmaßnahmen – und Anlage 2 – Einzelbeschaffungsmaßnahmen – nicht aufgelisteten Bedarfsgegenstände selbst beschaffen (s. Nr. 6.3).2Darüber hinaus können Bedarfsstellen Direktaufträge (bis 100 000 Euro ohne Umsatzsteuer) gemäß Nr. 12.6 unabhängig davon, ob die Maßnahmen unter die in den Anlagen 1 und 2 genannten Beschaffungen fallen, in eigener Zuständigkeit durchführen.3Dies gilt nicht für IT-Güter, bezüglich derer sich die Zuständigkeit nach Nr. 6.3.3 richtet.4Darüber hinaus können die Bedarfsstellen alle Beschaffungen auf der Basis von Rahmenvereinbarungen (s. Nr. 10) in eigener Zuständigkeit ausführen; die zuständige zentrale Beschaffungsstelle ist in diesen Fällen nur nachrichtlich zu beteiligen.5Hierbei ist – soweit verfügbar – das „Elektronische Katalog- und Bestellsystem der Landesverwaltung“ zu nutzen (vgl. Nr. 5.11).6Die Benachrichtigung ist in diesem Fall erfüllt.7Die Beschaffung gebrauchter Gegenstände unterliegt der Zustimmung der ZB.8Beschaffungen von Dienstkraftfahrzeugen in den obersten Landesbehörden können von der Bedarfsstelle in eigener Zuständigkeit insbesondere für hochrangige Personen oder sensible Bereiche durchgeführt werden.