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HmbVgRL
1. Beschaffungsentscheidung – PDF-Seite 18
1HmbVgRL II.2Vorbereitung des Vergabeverfahrens
1II.2Vorbereitung des Vergabeverfahrens
1. Beschaffungsentscheidung
Zuerst muss der Bedarfsträger seine Beschaffungsentscheidung treffen.
1Ein öffentlicher Auftraggeber darf die zu vergebende Leistung und den Auftragsgegenstand selbst bestimmen (sog. Leistungsbestimmungsrecht).2Seine Beschaffungsentscheidung ist der Anwendung des Vergaberechts vorgelagert und wird daher von den Nachprüfungsinstanzen auch nur eingeschränkt (z.B. auf unzutreffende, unsachliche oder willkürliche Erwägungen hin) überprüft.
1Bei seiner Beschaffungsentscheidung muss der Auftraggeber vor allem haushaltsrechtliche Vorgaben beachten, weil § 7 LHO einen sparsamen und wirtschaftlichen Einsatz der Haushaltsmittel verlangt.2Vor diesem Hintergrund sind eine Bedarfsanalyse und eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung durchzuführen, ferner kann auch eine Markterkundung angezeigt sein:
• Vor jeder Beschaffung ist sorgfältig zu prüfen, ob und in welcher Qualität und Menge der Bedarf tatsächlich besteht (Bedarfsanalyse).
1§ 3 a und § 3 b HmbVgG fordern, bereits im Rahmen der Bedarfsanalyse eine sozialverträgliche sowie umweltfreundliche und energieeffiziente Gesamtlösung anzustreben.2Hilfestellungen hierzu enthält der Nachhaltigkeitsleitfaden.
• Es ist eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung vorzunehmen, bei der u.a. zu beachten ist: - Bedarf kann nicht aus Ressourcen eigener oder anderer Dienststellen gedeckt werden. - Für gleichartige Zwecke sind grundsätzlich gleichartige Waren zu verwenden. - Es sollen handelsübliche Erzeugnisse beschafft werden. - Einschlägige Normen und Grundsätze (EU-Richtlinien, DIN-Normen, etc.) sind zu beachten.
Hinweis: Für weitere Informationen siehe Wissensplattform Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen im FHHportal.
1Um die Bedarfsdeckung aus vorhandenen Ressourcen zu prüfen, ist insbesondere bei der Auftragsvergabe von Gutachten zu beachten: Für Zielformulierung und Kostenermittlung kann es sinnvoll und hilfreich sein, ähnliche Gutachten heranzuziehen.2Dazu sollten zunächst die BVC oder die Vergabestellen kontaktiert werden.3Zudem sind Gutachten und Studien nach § 3 Abs. 1 Nr. 8 Hamburgisches Transparenzgesetz (HmbTG) seit dem 1.10.2014 unabhängig von einer Wertgrenze im Transparenzportal (Ziffer II.7.5) zu veröffentlichen.
Weitere Informationsmöglichkeiten bestehen über die Kommunale Gemeinschaftsstelle (KGSt) (https://fhhportal.ondataport.de/websites/1008/SitePages/KGSt.aspx), über Bundesministerien, andere Länder und Großstädte, über den Wissenschaftlichen Dienst des Deutschen Bundestages (www.bundestag.de/dokumente/analysen/index.html), über Publikationen öffentlicher Einrichtungen wie der ÖPP-Deutschland AG (www.ppp-projektdatenbank.de/index.php?id=9), über Fachzeitschriften (u.a. bei www.innovative-verwaltung.de), durch Publikationen des Bundesverbands Deutscher Unternehmensberater, die u.a. auch eine Beraterdatenbank anbieten (www.bdu.de/), und durch Internet-Recherchen (z.B. haben alle Unternehmensberatungen aussagefähiges Material auf ihren Webseiten eingestellt).
1• Eine Markterkundung kann den konkreten Beschaffungsbedarf und seine wirtschaftlichen und haushaltärischen Auswirkungen weiter klären.2Sie gibt einen Einblick in die Marktsituation, die Produkt-/Leistungsvielfalt, den möglichen Bieterkreis, sowie Informationen für die Auftragswertschätzung und die endgültige Bedarfsbestimmung.3Außerdem kann sie dazu dienen, nachhaltige Produktalternativen und marktgängige Nachhaltigkeitskriterien zu identifizieren.4Damit liefert sie notwendige Informationen für eine adäquate Bedarfsdeckung und ein marktgerechtes Vergabeverfahren.5Verschiedene Quellen können der Informationsgewinnung dienen, z.B.: - Auswertung des Lieferantenmanagementsystems (eigene Erfahrungswerte) - Internetrecherchen - Gremienarbeit, Fachzeitschriften, Veröffentlichungen, Messen oder Ausstellungen - Auskunft von Verbänden oder Auftragsberatungsstellen - Auskünfte/Gutachten von Sachverständigen
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