HmbVgRL

Anlagen III zur HmbVgRL Arbeitshilfe Nr. 01 Merkliste Vergabevermerk

Merkliste für Vergabevermerke

Die folgende Liste dient als Merkliste für Aufbau und wesentliche Inhalte eines Vergabevermerks.

Sie ist aber nicht abschließend und den Erfordernissen des Einzelfalls anzupassen.

Zur Dokumentationspflicht sind die Ziffer I.5 HmbVgRL sowie § 5 UVgO und § 8 VgV zu beachten.

Vorbereitung/Vorüberlegungen:

• Bedarfsermittlung

• Wirtschaftlichkeitsbetrachtung

• Entscheidung, ob Vergabeverfahren oder ggf. Inhouse

• Angabe/Wahl der Vergabeordnung

Zuständigkeit feststellen (Eigene Beschaffungsstelle oder ZVSt oder Sonderstelle (Dataport o. Ä.)) Vorbereitung/Erstellung der Vergabeunterlagen

• Name und Anschrift der Auftraggeberin

• Gegenstand des zu vergebenen Auftrags

• Vergabenummer

• Aussagen, dass die haushaltsrechtlichen Voraussetzungen vorliegen

• Ermittlung geschätzter Gesamtauftragswert der zu vergebenen Leistung (§ 3 VgV)

• ggf. Sonderregelungen (z.B. soziale und andere besondere Dienstleistungen, freiberufliche Leistungen)

• Auswahl und Begründung der gewählten Verfahrensart (Aussagen darüber, ob bzw. welche Ausnahmetatbestände vorliegen)

• ggf. Angaben über Abrufberechtigte bei Rahmenvereinbarungen/ Aufteilung der Leistung in Lose

• ggf. Begründung für ausnahmsweises Abweichen von Losvergabe

• ggf. Abweichung von produktneutraler Ausschreibung mit Begründung

• ggf. Begründung für die Wahl bestimmter Erzeugnisse oder Verfahren

• Angaben zu ausnahmsweise zugelassenen Nebenangeboten

• gegebenenfalls Angaben zu aufgedeckten Interessenkonflikten und getroffenen Abhilfemaßnahmen

• ggf. Gründe für die Vorlage von Eignungsnachweisen, die über die Eigenerklärungen hinausgehen

bis zum Ende der Angebotsfrist (Auftragsbekanntmachung, Aufforderung zur Angebotsabgabe etc.)

• Angaben zur ggf. erforderlichen Bekanntmachung / Versand (wann, wo, ggf. Nachweis der Absendung)

• ggf. Gründe für ein Abweichen von der Mindestanzahl

• Name und Anschrift der Bewerber mit Absendungsdatum der Vergabeunterlagen

• bei Teilnahmewettbewerb: Begründung für (Nicht-)Berücksichtigung von Bewerbern

• Kommunikation mit Bewerbern/Bietern

- Beantwortung von Bieterfragen - Anfragen/ Hinweise zu den Vergabeunterlagen - Konsequenzen (ggf. Änderung der Vergabeunterlagen) - Information aller Bewerber / Bekanntmachung auf der Internetseite für den Abruf der Vergabeunterlagen

• Angaben über Bewerber, die Einsicht in ggf. nicht mit versandte Unterlagen genommen haben (Name des Bewerbers, Datum, Uhrzeit, Auskunft erteilende Person)

Merkliste Vergabevermerk – 11/2021 Seite 1 von 2