HH
HmbVgRL
7.1 Zuschlag (§ 43 UVgO bzw. § 58 VgV) – PDF-Seite 57
1HmbVgRL III.2Durchführung des Vergabeverfahrens
Zeichnungsberechtigungen und etwaige Schriftform:
1Mit der Mitteilung über den Zuschlag entsteht ein privatrechtlicher Vertrag.2Ab einem Auftragswert von 20.000 Euro inklusive Umsatzsteuer bedarf es daher der Unterzeichnung zweier zur Vertretung der Freien und Hansestadt Hamburg befugten Personen, vgl. Abschnitt V der Anordnung über die Befugnis zur Vertretung der Freien und Hansestadt Hamburg vom 19. April 2001, zuletzt geändert am 7. September 2021.3Bei Verwendung des E-Vergabesystems bedarf es hingegen keiner gesonderten Unterzeichnung (vgl. Hinweise in den Vordrucken Zuschlag und Auftragsschein).
Verpflichtungserklärung bei bestimmten Leistungen:
Bei Dienstleistungsvergaben über Gutachten und externe Beratungsleistungen, die - mit weitergehenden Einblicken in geheime Dienstabläufe und die Organisationsstrukturen der
Auftraggeberin verbunden sein können; oder - der Vorbereitung oder Durchführung von Vergabeverfahren dienen können und damit einer ge-
steigerten Manipulations- und Korruptionsgefährdung ausgesetzt sind
1ist ab einem Gesamtauftragswert von 20.000 Euro (ohne USt.) eine Verpflichtung nach dem „Gesetz über die förmliche Verpflichtung nichtbeamteter Personen“ vom 2.3.1974 (Verpflichtungsgesetz – VerpflG; BGBl.2I S. 547; geändert 15.8.1974, BGBl.3I S. 1942) erforderlich.
Hinweis: Hintergrund der Verpflichtung nach dem VerpflG ist der besondere Schutz der Dienstgeheimnisse und -abläufe (Anlage 1 zum Protokoll vom 25.2.2002 der Antikorruptionskonferenz vom 14.2.2002; umgesetzt durch die „RL Verpflichtung von Unternehmensberatern und Gutachtern“ der FB vom 7.6.2002 i.d.F. vom 1.6.2010, die wiederum durch diese HmbVgRL ersetzt wurde, siehe Ziffer I.).
1Dazu sind alle vom Auftragnehmer zur Auftragsausführung eingesetzten Personen förmlich zu verpflichten und der Auftragnehmer ist zudem vertraglich zu verpflichten, einen Wechsel im Kreis der verpflichteten Personen anzuzeigen.2Die Verpflichtung ist auf 5 Jahre befristet.
1Die förmliche Verpflichtung ist durch die innerbehördlich für die Verpflichtung zuständige Stelle der beauftragenden Stelle („Beschäftigungsbehörde“ im Sinne der Anordnung zur Durchführung des VerpflG vom 28.01.1975, Amtl.2Anz.313) wie folgt durchzuführen: • Zunächst prüft die Vergabestelle, ob bereits förmliche Verpflichtungen von Dienststellen der FHH für die vom Auftragnehmer für die Leistungserbringung benannten verantwortlichen Personen existieren (zum Nachweis reichen die Personen eine Kopie der Niederschrift über ihre Verpflichtung ein) und ob diese noch für die gesamte Vertragslaufzeit gültig sind.4Liegt keine (ausreichende) Verpflichtung vor, übermittelt die Vergabestelle der innerbehördlich für die Verpflichtung zuständigen Stelle vor Beginn der Vertragsausführung eine Kopie des Vertrages. • Die Verpflichtung erfolgt nach § 1 Abs. 2 VerpflG mündlich, dabei ist auf die strafrechtlichen Folgen einer Pflichtverletzung hinzuweisen.5Aus Gründen der Beweissicherung ist über die Belehrung und Verpflichtung eine Niederschrift aufzunehmen, die der Verpflichtete mit unterzeichnet (§ 1 Abs. 3 S. 1 VerpflG).6Um diesen gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden, belehrt und verpflichtet die zuständige Stelle die für die Leistungserbringung verantwortlichen Personen möglichst in einem Verpflichtungstermin vor Ort. - Zunächst erfolgt die mündliche Belehrung über die im Formblatt „Verpflichtungserklärung“ (Arbeitshilfe in Anlage III.5) aufgeführten Strafvorschriften des Strafgesetzbuchs durch Vorlesen des Wortlauts und unter Hinweis auf die strafrechtlichen Folgen einer Pflichtverletzung. - Es folgt der Hinweis, dass die Verpflichtung während ihrer Geltungsdauer wirksam bleibt, wenn die verpflichtete Person für die FHH tätig wird und Leistungen erbringt; als Nachweis hat sie der Vergabestelle eine Kopie der Niederschrift über ihre Verpflichtung vorzulegen. - Im Anschluss unterschreiben die verpflichtende Stelle und jede verpflichtete Person das Formblatt.7Mit ihrer Unterschrift erklärt die verpflichtete Person, auf die gewissenhafte Erfüllung ihrer Obliegenheiten verpflichtet worden zu sein. - Nach der Unterzeichnung erhält jede verpflichtete Person eine Kopie des Formblatts und die Auftraggeberin nimmt das Original zu den Akten.8Die Niederschrift auf dem Formblatt und ihre Aushändigung sind keine Voraussetzungen für das sofortige Wirksamwerden der Verpflichtung.
In begründeten Fällen und im Einvernehmen mit den beteiligten Personen können die mündliche Belehrung und Verpflichtung auch in einem Verpflichtungstermin per Bild- und Tonübertragung
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