HmbVgRL

7.5 Zeitplanung und Fristen – PDF-Seite 34

¹HmbVgRL II.²Vorbereitung des Vergabeverfahrens

¹Die Fristenberechnung bestimmt sich gemäß § 82 VgV nach der Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 1182/71 des Rates vom 3.6.1971 zur Festlegung der Regeln für die Fristen, Daten und Termine (ABl.²L 124 v.³8.6.1971, S. 1).

¹Soll eine Teilnahme- oder Angebotsfrist wegen Dringlichkeit verkürzt werden (sog. beschleunigtes Verfahren) dürfen die Dringlichkeitsgründe nicht in den Verantwortungsbereich der Auftraggeberin fallen; sie sind im Vergabevermerk zu dokumentieren.²Es gelten die §§ 15-20 VgV.

¹Die sog. Bindefristen sind im Bereich der Liefer- und Dienstleistungen nicht gesetzlich geregelt.²Die Bindefrist beginnt mit dem Ablauf der Angebotsfrist und bemisst sich nach der Zeitspanne für die Prüfung und Wertung der eingegangenen Angebote.³Als Richtwert können die Fristen aus dem Baubereich dienen: danach bemisst die Bindefrist regelmäßig 30 Kalendertage im Unterschwellenbereich (§ 10 Abs. 4 Satz 3 VOB/A) und 60 Kalendertage im Oberschwellenbereich (§§ 10a EU Abs. 8, 10b EU Abs. 8, 10c EU Abs. 2 Satz 3, 10d EU S. 2 VOB/A).⁴Bei ihrer Bemessung kann die Beteiligung interner Gremien (z.B. Vergabeausschuss) und ggf. externer Stellen (z.B. im Bereich der Bundesauftragsverwaltung) angemessen einbezogen werden; ihre Dauer ist im Vergabevermerk zu begründen.⁵Die Verlängerung einer festgesetzten Bindefrist ist nur in begründeten Fällen möglich und setzt die Zustimmung der Bieter auf dem Vordruck Einverständnis Bindefristverlängerung voraus: Dazu sind jedem Bieter in einem Schreiben das neue Fristende sowie der Grund für die Bindefristverlängerung mitzuteilen, der Vordruck als Anlage zu übermitteln sowie eine Frist für die Rücksendung des Vordrucks zu setzen.⁶Der Bieter muss den Vordruck ausfüllen, unterschreiben und per Post bzw. elektronisch über das e-Vergabesystem an die Vergabestelle zurücksenden.⁷Sendet ein Bieter den Vordruck nicht zurück, darf sein Angebot nicht automatisch ausgeschlossen werden, da es noch immer gelten kann.⁸Beabsichtigt die Vergabestelle, den Zuschlag auf das Angebot eines Bieters zu erteilen, dessen Zustimmung zur Fristverlängerung nicht vorliegt, muss sie mit ihm gesondert klären, ob er noch an sein Angebot gebunden sein will.

¹Hinweis: Im Fall eines Nachprüfungsverfahrens reicht die festgesetzte Bindefrist selten aus, da die Entscheidung der Vergabekammer gemäß § 167 GWB grundsätzlich binnen fünf Wochen (im Ausnahmefall sieben Wochen) ab Antragseingang ergeht.²Nach Antragszustellung darf die Vergabestelle den Zuschlag nicht vor dem Beschluss der Vergabekammer und dem Ablauf der Beschwerdefrist nach § 172 Abs. 1 GWB erteilen (§ 169 GWB).³Daher muss die Vergabestelle die Bindefrist um die voraussichtliche Dauer des Nachprüfungsverfahrens einschließlich der Beschwerdefrist verlängern und dafür das Einverständnis jedes Bieters auf dem Vordruck Einverständnis Bindefristverlängerung einholen.

• Sonderfall: Hamburgisches Transparenzregister

¹Vor jeder Ausschreibung entscheidet der Bedarfsträger eigenverantwortlich, ob der zu schließende Vertrag voraussichtlich einer Veröffentlichungspflicht nach dem Hamburgischen Transparenzgesetz (HmbTG) unterliegt (vgl. Auslegungshilfen im FHHportal „Hamburgisches Transparenzgesetz“ https://fhhportal.ondataport.de/websites/1021/SitePages/Home.aspx).²Die Einstellung in das Portal erfolgt in der Regel durch den Bedarfsträger (Ziffer II.4.3).

¹Hinweis: Gutachten und Studien gemäß § 3 Abs. 1 Nr. 8 HmbTG sind nach den §§ 9 f. HmbTG im Informationsregister zu veröffentlichen.²Eine Wertuntergrenze für die Veröffentlichungspflicht gibt es nicht.³Der zugrunde liegende Werk-/Dienstvertrag ist nur ausnahmsweise nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 HmbTG und auch nur bei Erreichen oder Überschreiten der 100.000 Euro-Grenze der § 9 Abs. 2 Nr. 1, § 10 HmbTG zu veröffentlichen.

¹Die Vergabestelle muss die voraussichtliche Veröffentlichung bei ihrer Verfahrensplanung berücksichtigen: Im Unter- und Oberschwellenbereich ist die Monatsfrist des § 10 Abs. 2 HmbTG, und im Oberschwellenbereich ist die Wartefrist von 15 Kalendertagen aus § 134 Abs. 1 GWB (die im Unterschwellenbereich nicht gilt) zu beachten.²Um spätere Rückfragen der Bieter zu vermeiden, soll die Vergabestelle bereits in den Vergabeunterlagen auf ihre Entscheidung zur künftigen Veröffentlichung des Vertrages im Informationsregister hinweisen.³Dabei ist klarzustellen, dass es sich um eine vorläufige Einschätzung der Vergabestelle handelt, die sich im Laufe des Vergabeverfahrens noch ändern kann.⁴Die FB hat dazu ein Musterformular entwickelt, dass zum Bestandteil der Vergabeunterlagen zu machen ist.⁵Das Musterformular sowie eine Checkliste als Arbeitshilfe steht im FHHportal zur Verfügung (https://fhhportal.ondataport.de/websites/1012/SitePages/Vordrucke.aspx).

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