HH
HmbVgRL
5. Wahl der Verfahrensart – PDF-Seite 23
1HmbVgRL II.2Vorbereitung des Vergabeverfahrens
1• Bei Rahmenvereinbarungen über Waren und Dienstleistungen setzen die Vergabestellen den Vertragszeitraum fest und ermitteln vor einer (erneuten) Auftragsvergabe den Bedarf auf geeignete Weise.2Dies umfasst die Prüfung, ob die Bedarfsdeckung durch eine andere Dienststelle oder eine Inhouse-Vergabe möglich ist.3Sie können neue Waren und Dienstleistungen in die Leistungsbeschreibung aufnehmen oder nicht abgefragte Waren und Dienstleistungen künftig unberücksichtigt lassen.
1Nach Abschluss des Verfahrens unterrichten die Vergabestellen die in die Rahmenvereinbarungen einbezogenen Bedarfsträger in geeigneter Weise über Vertragspartner und Vertragsbedingungen.2Hierbei handelt es sich um vertrauliche Informationen, die ausschließlich für den internen Gebrauch bestimmt sind und die keinen natürlichen und juristischen Personen zugänglich gemacht werden dürfen, die nicht mit Beschaffungsaufgaben für die FHH betraut sind.
1Die Rahmenvereinbarungen werden grundsätzlich rechtlich bindend für alle einbezogenen Behörden und Ämter der FHH, einschließlich der Landesbetriebe, geschlossen.2Dies gilt auch für staatliche Hochschulen und die Staats- und Universitätsbibliothek, soweit sie Bedarfe angemeldet haben.
Hinweis: Da Direktaufträge nunmehr bis zu einem Auftragswert von 5.000 Euro möglich sind, wird ausdrücklich auf die Verpflichtung zum Abruf aus bestehenden Rahmenvereinbarungen in Ziffer II.7.6.2 hingewiesen.
1• Bei vielen Vergabeverfahren muss ein Bedarfsträger regelmäßig noch weitere Stellen auf fachlicher und/oder politischer Ebene beteiligen.2Er hat die notwendige Beteiligung dieser Stellen bei jedem Vergabeverfahren frühzeitig sicherzustellen, um vor Verfahrensbeginn alle sachlichen Gesichtspunkte umfassend berücksichtigen zu können.3Der Kreis der zu beteiligenden Stellen ist abhängig von Art und Umfang der Beschaffung.4In der Regel ist eine Einbindung folgender Stellen zu prüfen:
- Behörden-/Amtsleitung,
- andere Behörden und Bezirksämter,
- beteiligte Fachbereiche,
Es sollen Führungskräfte und betroffene Mitarbeiter beteiligt werden, um den Sachverstand zu nutzen und ggf. Widerstände (Angst vor Neuerungen, Machtverlust, Sicherheitsbedürfnis, etc.) zu minimieren.
- Personalrat bei Vorhaben, die sich auf Organisation und/oder Personalkörper auswirken
1Der Personalrat ist bei Mitbestimmungstatbeständen der §§ 87f.2HmbPersVG zu beteiligen.
- Fachkraft für Arbeitssicherheit,
- Beauftragter des Arbeitsschutzes,
- Arbeitsmedizinischer Dienst,
- behördlicher Datenschutzbeauftragter, wenn und soweit im weiteren Zuge der Beratung auch
mit personenbezogenen Daten umgegangen werden soll.
5. Wahl der Verfahrensart
Im Ober- und Unterschwellenbereich stehen unterschiedliche Vergabeverfahren für Liefer- und Dienstleistungen zur Verfügung.
1Hinweis: Die nicht normierte „Interimsvergabe“ wird von der Rechtsprechung nur unter sehr engen Voraussetzungen als vorübergehende Notlösung in existentiellen Eilfällen zugelassen.2Sie darf deshalb nur unter Einbindung des zuständigen Rechtsamtes erwogen werden.
• Im Oberschwellenbereich können Liefer- und Dienstleistungen über die fünf Verfahrensarten des § 14 VgV beschafft werden:
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