HH
HmbVgRL
7. Elektronische Kommunikation – PDF-Seite 13
HmbVgRL I. Allgemeines
7. Elektronische Kommunikation
In Abweichung von den Vorschriften zur Kommunikation, insbesondere
- § 7 Abs. 1, 3 UVgO, technische Anforderungen an elektronische Mittel, - § 29 Abs. 1 UVgO, Bereitstellung der Vergabeunterlagen, - § 38 Abs. 3 UVgO, Übermittlung von Teilnahmeanträgen und Angeboten, - § 39 S. 1 UVgO, Aufbewahrung ungeöffneter Teilnahmeanträge und Angebote,
gelten folgende Regelungen:
1Im Oberschwellenbereich sind regelhaft elektronische Vergabeverfahren (e-Vergabe) durchzuführen.2Dabei ist seit dem 25.10.2023 für alle europaweiten Bekanntmachungen der neue Datenaustauschstandard eForms-DE zu verwenden.3Die Vorgaben für die elektronische Kommunikation (§§ 9 ff. VgV) gelten insbesondere für Bekanntmachung (§ 40 VgV), Vergabeunterlagen (§ 41 VgV) und Angebotsabgabe (§ 53 VgV).
Im Unterschwellenbereich sind folgende Regelungen zu beachten:
1eVa: Sämtliche elektronische Kommunikation erfolgt grundsätzlich über das E-Vergabesystem der FHH (eVa).2Bei allen zu veröffentlichenden Verfahren ist das E-Vergabesystem zwingend zu verwenden.3Es bleibt bei einer freiwilligen Verwendung, soweit die UVgO eine Ausnahme von der Verwendung elektronischer Mittel vorsieht, vgl. etwa in § 38 Abs. 4 UVgO.
1Webshop: Verhandlungsvergaben ohne Teilnahmewettbewerb mit einem Auftragswert von bis zu 100.000 Euro können auch über den Webshop durchgeführt werden.2Abrufe aus Rahmenvereinbarungen sollen über den Webshop durchgeführt werden.3Die Kommunikation mit dem Bieter und die Übersendung der Vergabeunterlagen kann hierbei per E-Mail erfolgen.4Teilt ein Unternehmen mit, dass es ihm nicht möglich sei, sein Angebot über den Webshop einzureichen, kann er dies ebenfalls per E-Mail übermitteln.
1E-Mail: Beschränkte Ausschreibungen und Verhandlungsvergaben jeweils ohne Teilnahmewettbewerb mit einem Auftragswert von bis zu 100.000 Euro können auch per E-Mail durchgeführt werden.2Dies gilt insbesondere für die Bereitstellung der Vergabeunterlagen, die Bieterkommunikation, das Einreichen der Angebote und die Erteilung des Zuschlags.
Hinweis: Selbst wenn die Vergabestelle mit den Unternehmen per E-Mail kommunizieren darf, sollte der Bedarfsträger für den internen Bestellprozess einen Einkaufswagen im Webshop erstellen.
1Soweit nach den vorangestellten Vorschriften per E-Mail kommuniziert werden darf, ist im besonderen Maße darauf zu achten, dass Beschränkungen des Wettbewerbs und Manipulationen verhindert werden.2Insbesondere dürfen eingehende Angebote bis zum Öffnungstermin nicht geöffnet werden.
1Außerhalb der vorangestellten Möglichkeiten ist die Kommunikation per E-Mail, insbesondere die Übermittlung von Angeboten oder Anträgen, rechtlich unzulässig.2Dennoch per E-Mail eingereichte Anträge und/oder Angebote sind zwingend auszuschließen.
1Hinweis: Mit der Mitteilung über den Zuschlag entsteht ein privatrechtlicher Vertrag.2Ab einem Auftragswert von 20.000 Euro inklusive Umsatzsteuer bedarf es daher der Unterzeichnung zweier zur Vertretung der Freien und Hansestadt Hamburg befugten Personen, vgl. Abschnitt V der Anordnung über die Befugnis zur Vertretung der Freien und Hansestadt Hamburg vom 19. April 2001, zuletzt geändert am 7. September 2021.3Bei Verwendung des E-Vergabesystems bedarf es hingegen keiner gesonderten Unterzeichnung.
Postverkehr und Telefax: Soweit die UVgO Ausnahmen von der Verwendung elektronischer Mittel oder diese Richtlinie die Kommunikation per E-Mail zulässt, kann das Vergabeverfahren ausnahmsweise auch mittels Postverkehres bzw. per Telefax durchgeführt werden.
1Mündliche Kommunikation: Es darf ausnahmsweise mündlich kommuniziert werden, wenn ein Unternehmen Rückfragen stellt, die keinen inhaltlichen Bezug zu einem Vergabeverfahren haben.2Beispiele hierfür sind Rückfragen rein technischer Natur oder generelle Informationen zur Verfahrensbeteiligung.3Die Regelungen der §§ 9 Abs. 2 VgV, 7 Abs. 2 UVgO bleiben unberührt.
1Hinweis: Die Regelungen zur Kommunikation beziehen sich nur auf die Zeit der Durchführung des eigentlichen Vergabeverfahrens.2Außerhalb des Vergabeverfahrens, wie etwa im Rahmen der Markterkundung oder bei
Stand 01/2025 Seite 13 von 63