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HmbVgRL
3. Klärung der Finanzierung – PDF-Seite 19
1HmbVgRL II.2Vorbereitung des Vergabeverfahrens
- Auskünfte anderer öffentlicher Auftraggeber - Markterkundung Dritter (z.B. Markterkundungsdienstleistungen, Datenbanken) - Lieferantenworkshops, Interessentenkonferenzen und Lieferantengespräche (Achtung: Die
Lieferanten müssen eindeutig erkennen können, dass solche Veranstaltungen völlig unverbindlich sind und dass die Fragen und Antworten zum Teil der Vergabeunterlagen werden, um eine Gleichbehandlung nicht beteiligter Lieferanten sicherzustellen.)
1Ein Auftraggeber darf die Markterkundung nur zur Vorbereitung und Information der Marktteilnehmer über geplante Auftragsvergaben durchführen (§ 20 UVgO, § 28 VgV) und muss klarmachen, dass die Markterkundung nicht zum Zwecke der Vertragsanbahnung dient (Merksatz: „Besprechen ist erlaubt, Versprechen nicht“).2Auch die Durchführung von Vergabeverfahren zur Markterkundung oder Preisermittlung ist unzulässig.3Liegt also eine Absicht zur Auftragserteilung vor, ist in jedem Fall ein Vergabeverfahren einzuleiten.
2. Auftragswertschätzung
1Der Bedarfsträger schätzt nach § 3 VgV den voraussichtlichen Netto-Gesamtauftragswert vor Einleitung eines Vergabeverfahrens, weil dieser die Verfahrensart maßgeblich bestimmt (Ziffer II.5).2Bei Leistungen über 48 Monate ist der 48-fache Monatswert zu bemessen (§ 3 Abs. 11 VgV).
1Hinweis: Optionale Leistungspositionen werden im Rahmen des Gesamtauftragswerts berücksichtigt.2Da es ungewiss ist, ob Optionen tatsächlich gezogen werden, wird ein angemessener Wertabschlag angesetzt.3Dieser Wertabschlag orientiert sich an der vermuteten Eintrittswahrscheinlichkeit der optionalen Leistungsposition.4Im Regelfall ist ein Wertabschlag in Höhe von 50 % gut vertretbar.
1Wegen der hohen Bedeutung der Auftragswertschätzung für das Vergaberecht und für die Bereitstellung der Haushaltsmittel gelten strenge Anforderungen: Sie muss umfassend alle zu beschaffenden Lieferungen und Leistungen mit funktionalem Zusammenhang enthalten und mit hoher Sorgfalt auf Grundlage belastbarer und aktueller Daten erfolgen.2Verfügt der Auftraggeber nicht über ausreichenden Sachverstand oder verlässliches Datenmaterial, ist externer Sachverstand hinzuziehen.3Die Schätzung des Auftragswerts muss bei Verfahrensbeginn aktuell und im Vergabevermerk hinreichend dokumentiert sein.
3. Klärung der Finanzierung
1Vor der Einleitung eines Vergabeverfahrens muss der Bedarfsträger die notwendigen Haushaltsmittel sichern.2Dazu sind alle Brutto-Wertermittlungen (inkl. USt) zu betrachten.
In der Regel erfolgt die Abstimmung durch den Bedarfsträger mit den Entscheidungsträgern aus dem Haushaltsbereich, für längerfristige Vorhaben sind die buchhalterischen Rahmenbedingungen (z.B. Verpflichtungsermächtigungen) vorzusehen.
Insbesondere bei der Vergabe von Beratungsleistungen oder Gutachten sollte zunächst geklärt werden, ob es behördenintern eigene, ggf. amtsübergreifende Mittel gibt.
1Hinweis: Möglich ist auch eine (anteilige) Finanzierung über den Fonds zur Effizienzsteigerung (sog. Effi- Fonds; https://fhhportal.ondataport.de/websites/1008/SitePages/Effi-Fonds.aspx), der zur Vorfinanzierung von Maßnahmen zur Steigerung der Wirtschaftlichkeit und Wirksamkeit der Verwaltung eingerichtet ist.2Dies bedarf einer Kontaktaufnahme und Abstimmung mit den jeweiligen Mittel bewirtschaftenden Stellen.
Die beihilferechtliche Zulässigkeit der Finanzierung ist stets gesondert zu prüfen (Ziffer I.1).
1Sollten sich die Haushaltsgrundlagen im Laufe des Vergabeverfahrens oder der Vertragsdurchführung ändern, so ist das rechtzeitig mit dem/den Verantwortlichen der Auftraggeberin und ggf. den Verfahrensbeteiligten/Vertragspartnern zu klären.2Mögliche erwartete Änderungen sind bereits in die Bekanntmachung bzw. die Vergabeunterlagen aufzunehmen (z.B.3„Die Finanzierung steht unter dem Vorbehalt …“) und Änderungen im laufenden Verfahren sind den Bietern mitzuteilen.
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