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HmbVgRL
6. Dokumentation / Vergabevermerk – PDF-Seite 12
HmbVgRL I. Allgemeines
• Öffnung der Teilnahmeanträge und Angebote, § 40 UVgO (siehe Ziffer III.4):
In Abweichung zu § 40 Abs. 2 UVgO bedarf es bei der Öffnung der Angebote lediglich eines Vertreters des Auftraggebers.
• Auftragsänderung, § 47 UVgO (siehe Ziffer IV):
1In Ergänzung zu § 47 Abs. 1 und 2 UVgO kann ein öffentlicher Auftrag auch nach dessen Beendigung ohne Durchführung eines neuen Vergabeverfahrens um bis zu 50 Prozent des ursprünglichen Auftragswertes erhöht werden, wenn die Änderung aufgrund von Umständen erforderlich geworden ist, die dem öffentlichen Auftraggeber nicht bekannt waren und sich der Gesamtcharakter des Auftrags nicht ändert.2Mehrere aufeinander folgende Erhöhungen sind zusammenzurechnen und dürfen insgesamt 50 Prozent nicht übersteigen.
Hinweis: Vorrangig ist jedoch von der Möglichkeit Gebrauch zu machen, potenzielle Mehrbedarfe durch die Vereinbarung von Optionen abzusichern.
6. Dokumentation / Vergabevermerk
1Jedes Vergabeverfahren ist von Anfang an und zeitnah fortlaufend zu dokumentieren (§ 6 UVgO; § 8 VgV).2Es genügt nicht, nachträglich einen Vermerk zu erstellen oder sich auf die automatische Dokumentation der e-Vergabe-Plattform „eVa“ zu verlassen.3Die zu dokumentierenden Verfahrensschritte müssen jederzeit nachgewiesen und überprüft werden können.
1Der Vergabevermerk ist mit besonderer Sorgfalt zu erstellen.2Er ist wesentlicher Bestandteil der Vergabeakte und von besonderer Bedeutung für ein mögliches Nachprüfungsverfahren.3Ein Dokumentationsmangel wirkt im Nachprüfungsverfahren zum Nachteil der Vergabestelle.4Denn das Transparenzgebot setzt für ein ordnungsgemäßes Vergabeverfahren die Dokumentation sämtlicher Verfahrens- und Entscheidungsschritte (aller Stufen des Verfahrens, einzelner Maßnahmen, maßgeblicher Feststellungen der Vergabestelle und Begründung ihrer einzelnen Entscheidungen) in Textform voraus.5Die unbedingt einzuhaltenden Mindestanforderungen an die Dokumentation ergeben sich aus § 6 UVgO und § 8 VgV; siehe dazu die Arbeitshilfe in Anlage III.1.
Hinweis auf vereinfachtes Beschaffungsverfahren (unter 100.000 Euro) (vgl. Ziffer I.5):
Die Dokumentationspflicht des § 6 Abs. 1 UVgO beinhaltet regelmäßig nur folgende Punkte:
- die Namen und Angebote der beteiligten Bewerber oder Bieter,
- die maßgebliche Kommunikation mit den Bewerbern oder Bietern,
- die Beachtung des Rotationsprinzips bei der Auswahl der Bewerber oder Bieter in der Verhand-
lungsvergabe und in der Beschränkten Ausschreibung,
- das Datum und die Uhrzeit von Angeboten, die nach Angebotsfrist eingehen,
- die Gründe für nicht berücksichtigte Bewerber oder Bieter oder die Gründe für einen etwaigen
Ausschluss,
- eine Begründung für die getroffene Auswahlentscheidung, soweit es sich nicht um einen reinen
Preiswettbewerb handelt,
- die Gründe, warum der Gegenstand des Auftrags die Vorlage von Eignungsnachweisen erfordert
und ggf. warum in diesen Fällen Nachweise verlangt werden müssen, die über die Eigenerklärungen hinausgehen.
1Hinweis zu Aufbewahrungsfristen: Das Vergaberecht sieht für die Aufbewahrung der Dokumentation, Angebote, Teilnahmeanträge etc. Fristen von mindestens drei Jahren ab Zuschlag vor (§ 6 Abs. 2 UVgO; § 8 Abs. 4 VgV).2Die Aktenordnungen der Behörden können weitergehende Aufbewahrungsfristen vorschreiben (z.B. Muster-Aktenordnung: 10 Jahre für Vergabeakten als Einzelfallakten und 30 Jahre für Vergabeakten als Prozessakten bei Nachprüfungsverfahren, vgl. https://fhhportal.ondataport.de/websites/1008/SitePages/Aktenf%C3%BChrung.aspx).
Stand 01/2025 Seite 12 von 63